Bogner Homeshopping hat eine neue ­Standardsoftware eingeführt. Die konnte zwar schon allerhand, wurde aber noch an einigen Stellen individualisiert.

Als Willy Bogner 1932 die gleichnamige Firma gründete, stellte er "nur" Skimode her. Inzwischen betreibt das Unternehmen Modegeschäfte in aller Welt und versendet seit 2004 auch über Bogner.com Ware.

Bereits 2010 musste "Bogner Homeshopping" jedoch generalüberholt werden: Das war vor allem deshalb nötig, weil Bogner den Versandhandel im Rahmen eines Joint Ventures mit der Arcandor-Tochter Primondo abwickelte. Die sich abzeichnende Insolvenz löste entsprechenden Handlungsbedarf aus.

Unterschiedliche Schnittstellen

Hinzu kam, dass jede Softwarelösung einmal das Ende ihres Lebenszyklus erreicht, "auch wenn sie im Tagesgeschäft durchaus noch funktionieren mag", erläutert Ulrich Sautter, Leiter IT und Organisation bei Willy Bogner.

Das alte System habe aus drei eigentlich voneinander unabhängigen Lösungen in Deutschland, der Schweiz und Österreich bestanden: "Die unterschiedlichen Schnittstellen waren gelegentlich schwer beherrschbar und haben einen gewissen Zusatzaufwand verursacht", erinnert sich Sautter.

"Die Kosten für den Betrieb der verschiedenen externen Systemkomponenten waren ein weiterer Grund, eine Integration in Betracht zu ziehen." Darüber hinaus sei auch die Flexibilität durch die Komplexität der über die Jahre gewachsenen Softwarelandschaft nicht optimal gewesen. "Und mit Blick auf mögliche künftige Aktivitäten war auch die fehlende Mehrsprachigkeit ein Manko."

Durchgängiges System

Mit der neuen Versandhandelslösung sollte es in erster ­Linie darum gehen, sämtliche Geschäftsprozesse in ein durchgängiges System zu integrieren. "Darüber hinaus haben wir einen Standard gesucht, der die sechs Ms abdeckt: Multi-Company, Multi-Language, Multi-Country, Multi-Currency, Multi-Logistics und Multi-Channel", erklärt der IT-Chef.

Aus kaufmännischer Sicht habe auch der Aspekt der Investitionssicherheit eine wichtige Rolle gespielt. „Mein persönliches Credo lautet, dass ein IT-Investment sich innerhalb von zwei Jahren amortisieren muss. Sonst rechnet es sich meiner Erfahrung nach nie, da mit jeder Neuerung Folgeprojekte entstehen", so Sautter.

Standardsoftware

Entschieden haben sich die Bogner-Verantwortlichen letztlich für die neue Versandhandelslösung SPH-Direct der SPH AG aus Stuttgart. Die Software basiert auf Microsoft Dynamics AX.

"Der Anpassungsbedarf der Standardsoftware war trotz der guten Grundlage umfangreich. Die Liste der Individualisierungswünsche beginnt mit einer Auftragsschnellerfassung, die mit wenigen Klicks und einfacher Navigation alle Funktionen komprimiert bereithält. Das ist für die Callcenter-Mitarbeiter sehr hilfreich", berichtet der IT-Chef.

Darüber hinaus wurden typische Abläufe wie postalische Prüfungen, Bonitätsprüfungen, eine automatisierte Zahlungsabwicklung für mehrere Zahlverfahren sowie Rückerstattungen zusammengefasst.

"Die ­automatische Bildung von Rechnungsserien zur optimalen Kommissionierung in unseren Lagern sowie die automatisierte Erstellung von Versandlisten waren weitere Teile im Customizing-Puzzle", erinnert sich der IT-Chef. "Wegen unserer internationalen Ausrichtung mussten auch die Zollabläufe sowohl für den Im- als auch den Export in das System integriert werden."

Umfassende Datenbasis

Musterproduktion am Bogner-Stammsitz München. Foto: Bogner
Musterproduktion am Bogner-Stammsitz München. Foto: Bogner
Das Kundenbeziehungsmanagement war ein weiterer Projektschwerpunkt: "Zunächst ging es darum, eine umfassende Datenbasis für ein aussagefähiges Kundenmanagement als integralen Bestandteil der Lösung zu etablieren.

Hierzu wurden sämtliche Kundenkontakte inklusive der Korrespondenz in Form von Word-Dokumenten in das ­System integriert, sodass alle Kundenhistorien per Mausklick komplett ad hoc abrufbar sind."

Knifflig war demnach wie oft bei solchen Projekten auch bei Bogner die ­Migration der Daten in das neue System: "Die Daten ­mussten aus mehreren, sehr unterschiedlichen Vorgängersystemen importiert werden. Da es sich hierbei um ­Systeme externer Dienstleister handelte, hatten wir auch nicht immer den hundertprozentigen und direkten Durchgriff", berichtet Sautter.

Trotz der kunterbunten IT-Landschaft vor der Umstellung ist die Implementierung der neuen Software seiner Meinung nach recht schnell erfolgt: "Die verbindliche Auswahl unseres Lösungspartners SPH erfolgte im Dezember 2009, am 1. Juli 2010 sind wir mit der neuen Versandhandelslösung für Bogner Homeshopping sowie dem neuen Webshop schon live gegangen."

Bestandsabfragen online

Der Webshop ist integraler Bestandteil des Gesamtsystems und vollständig in die Prozesse im Hintergrund eingebunden. "Durch die Shopanbindung können beispielsweise Onlinebestandsabfragen oder -Reservierungen durchgeführt werden", erläutert Sautter. Durch Zugriff auf die Daten im System unterscheidet der Webshop auch automatisch zwischen Neu- und Bestandskunden, was etwa für Rabatte oder Neukundenaktionen von großem Vorteil sei.

Bei aller Modernisierung gibt es aber mit der Möglichkeit, per Fax zu bestellen, noch ein Relikt aus alten Zeiten: "Wir bieten diesen fast schon antiquiert anmutenden Bestellweg nach wie vor an, da ein Teil unserer Kunden ihn ganz offensichtlich bevorzugt nutzt", berichtet der IT-Chef.

Die per Fax eingehenden Bestellungen werden bei Bogner manuell in das System eingespeist und dann wie alle anderen Bestellungen vollautomatisch weiterverarbeitet. "Im Sinne einer bestmöglichen Kundenorientierung müssen solche Ausnahmen auch bei einem ansonsten hoch automatisierten System möglich und machbar sein", ist Sautter überzeugt. "Der Kunde ist schließlich König."