Statt umständlich geht es auch unkompliziert: Mit Kollaborations-Anwendungen können Teams besser miteinander arbeiten, weil jeder stets auf dem gleichen Informationsstand ist.

Im Zeitalter von Multichannel wird viel über Daten in „Echtzeit“ geredet: Ein Händler soll und muss zum Beispiel sofort wissen, ob und wo ein Produkt vorrätig ist oder wann und wo wer zuletzt Kontakt mit einem Kunden hatte. Das ist auch gut und wichtig, denn der moderne Konsument ist inzwischen verwöhnt, was Zeit und Komfort beim Einkaufen angeht. 
Doch Handelsunternehmen sollten sich auch über ihre internen Prozesse Gedanken machen und stets alle Mitarbeiter auf dem neuesten Informationsstand halten. In vielen Unternehmen herrscht rund um das bereits vorhandene Wissen und die Organisation nämlich oft noch das digitale Steinzeitalter: Kollegen schicken sich Dateien per E-Mail hin und her, arbeiten an verschiedenen Dokumenten statt an einer gemeinsamen Version und klären Termine oder Kleinigkeiten per Mail ab.

Das ist umständlich, zeitraubend und birgt die Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen. Dabei lassen sich gemeinsame E-Mails, Kalender, Chats wie auch das Arbeiten in Dokumenten, Tabellen oder Präsentationen heutzutage ohne großen Aufwand organisieren. Mit Hilfe von Kollaborationstools, sogenannte Groupware, können verschiedene Personen gleichzeitig informiert werden und an den gleichen Projekten arbeiten. 
Die entsprechenden Programme kann man vergleichsweise einfach als „Software as a Service“ (SaaS) beziehen, bei der die entsprechende Software über die Cloud per Internet bereitgestellt wird. Zudem schlummern nicht selten bereits vorhandene Anwendungen, die Gruppen nutzen können, auf dem eigenen PC oder Smartphone. Etailment zeigt, wo. 

E-Mail 

Das weitverbreitete E-Mail-Programm Microsoft Outlook gilt als „Personal Information Manager“. Denn neben dem Empfang von E-Mails kann der elektronische Informationsmanager Daten wie Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen organisieren. Die E-Mails werden unmittelbar (in „Echtzeit“) auf allen unternehmensweiten / persönlichen Geräten synchronisiert, so dass die Daten überall immer auf dem neuesten Stand sind.
E-Mail für Euch
© Rainer Sturm / pixelio.de
E-Mail für Euch

In der Outlook-Ordnerliste können Posteingangsfächer und Unterordner von verschiedenen E-Mail-Konten eingerichtet werden. Diese können dann getrennt angezeigt werden, was beispielsweise bei einem großen Bildschirm am PC praktisch ist, oder auf einen Blick dargestellt werden, das ist bei kleinen Bildschirmen wie Mobiltelefonen übersichtlicher. Viele andere E-Mail-Programme haben diese Funktionen im Übrigen ebenfalls. 

Kalender 

Termine zentral in einer Web Applikation hinterlegen und diese übersichtlich für jeden Nutzer anzeigen: Groupware-Kalender sind praktisch. Wenn man einen Kalender für eine Gruppe freigibt, kann sich jeder einzelne seine verschiedenen Kalender in einer virtuellen Ansicht anzeigen lassen.

Allerdings sollte man dann darauf achten, dass bei einer Termineinladung auch der richtige Gruppenkalender die Mail mit der Anfrage losschickt. Zudem kann man auch Termine, von denen andere Kenntnis haben sollten, einstellen. Dazu kann man die Benachrichtigungsfunktion an die anderen Gruppenmitglieder aktivieren. Mit einem Kalender kann man auch Ressourcen reservieren und verwalten.
Kalender gemeinsam nutzen
© Andreas Hermsdorf / pixelio.de
Kalender gemeinsam nutzen

Beispielsweise, wenn ein Konferenzraum oder ein Kassenarbeitsplatz einen eigenen Kalender bekommt und man den Zugriff darauf an entsprechende Mitarbeiter freigibt. Etablierten Platzhirsche dieser Kollaborationssoftware heißen Microsoft Exchange, Office 365, Novell GroupWise oder IBM Domino. Doch auch frei erhältliche Software („Open-Source“) bieten inzwischen einen ähnlichen Funktionsumfang an. Der vorinstallierte Kalender auf den Smartphones von Apple ist ebenfalls gruppenfreundlich. 

Notizen und Chats 

Notizen sind ein probates Mittel, um auch unterwegs einen Gedanken oder wichtige oder interessante Informationen für später festzuhalten. Man kann einen solchen Gedankenblitz schnell und einfach in der auf den meisten Smartphones vorinstallierten App „Notizen“ erstellen. Die wiederum kann man Gruppen zuordnen oder selbst für andere freigeben. Unter Notizen finden sich in aller Regel keine Dateien, sondern maximal Bilder. Diese können beispielsweise zur Schadensdokumentation, etwa bei der Lieferung oder im Wareneingang, dienen und sind entsprechend sofort für alle, die es angeht, verfügbar.
Notizen
© Rainer Sturm / pixelio.de
Notizen

Inzwischen sind auch professionelle Chatdienste für Unternehmen auf dem besten Weg, die klassische, aber oft auch schwerfällige E-Mail-Kommunikation abzulösen. Denn dabei können Nachrichten übersehen werden und die Antworten zeitverzögert eintreffen.

Wenn eine Telefon- und Videokonferenz zu überdimensioniert und das Intranet-Forum zu komplex und umständlich ist, schlägt die Stunde der Business-Chats wie Slack, Glip oder HipChat. Sie ermöglichen Kommunikation in Echtzeit und bewahren das Getippte aber auch in der Art eines Foren-Threads für alle zum späteren Nachlesen auf. Für den gemeinsamen Zugriff nötige Dokumente lassen sich ebenfalls hochladen. Auf dem zukunftsträchtigen Markt für Enterprise Social Software (ESS) sind inzwischen auch große Anbieter wie Microsoft und Facebook (Workplace by Facebook) aktiv. 

Informationsmanagement

Bleibt noch das Management vieler unterschiedlicher Informationen. Vorne mit dabei ist die Software- und Webanwendung Evernote, die das Sammeln, Ordnen und Finden von Webfundstücken, Notizen, Dokumenten und Bildern in verschiedenen Formaten unterstützt. Die in der Basisversion kostenlose Software ist mit Mac, Windows-PC, iOS sowie Android kompatibel. 
Vernetzung ist einfach
© Stephanie Hofschlaeger / pixelio.de
Vernetzung ist einfach
Bei der kostenpflichtigen Kollaborationslösung Evernote Business steht eine unternehmensweite Datenbank im Mittelpunkt, die das Wissen der Mitarbeiter speichert und es für alle verfügbar macht. Die Informationen können vergleichsweise einfach im gesamten Unternehmen, einem Team oder einer speziellen Gruppe freigegeben werden. Der jeweilige Anwender kann über verschiedene Quellen wie PC, Internet und E-Mail unterschiedliche Objekte speichern. Diese können nach verschiedenen Sortierungen, zum Beispiel chronologisch, nach Tags oder Titeln, abgerufen und bearbeitet sowie als E-Mail versandt werden. 

Inzwischen hat Microsoft auch die Funktionen der Anwendung OneNote ausgeweitet. Die Software funktioniert nicht nur auf Windows, sondern auch Mac, iOS, Android, Amazon Kindle und Webbrowsern. In OneNote können Bilder, Videodateien und Texte abgelegt und Notizen untereinander verknüpft werden. Unter anderem werden eingefügte Inhalte automatisch mit ihrer Herkunft verlinkt, beispielsweise eingefügte Textabschnitte aus Webseiten automatisch mit der entsprechenden Internetverknüpfung URL versehen. 

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