Im Vergleich zum Vorjahr hat sich die Zahl der Unternehmen mit elektronischen Katalogsystemen verdoppelt. Während die großen Unternehmen die elektronische Beschaffung schon weitestgehend einsetzen, zeigen kleinere Mittelständler allerdings Zurückhaltung.

Die Nutzung von elektronischen Beschaffungssystemen ist sprunghaft gestiegen. Im Vergleich zum Vorjahr hat sich die Zahl der Unternehmen mit elektronischen Katalogsystemen von 25% auf 50% verdoppelt. Die Nutzung von elektronischen Marktplatzsystemen hat sich mit 36% sogar verdreifacht und auch der Einsatz von elektronischen Ausschreibungen und Auktionen hat sich verdoppelt, wie die Studie "E-Procurement: Von der Vision zur Wirklichkeit" von Arthur Andersen Business Consulting zeigt.

Entscheidend für die Nutzung von E-Procurement ist offenbar die Größe des Unternehmens: Während die großen Unternehmen die elektronische Beschaffung schon weitestgehend einsetzen, zeigt die Studie bei kleineren Mittelständlern Zurückhaltung. "Aber auch diese Unternehmen beobachten den Markt stark und schließen eine spätere Nutzung nicht aus", sagt Jan Stratmann, Geschäftsführer bei Arthur Andersen Business Consulting.

Obwohl E-Procurement längst eine praxisrelevante Management-Methode ist, schöpfen die Unternehmen bei weitem nicht alle Potenziale aus. Größtes Hindernis ist, dass die elektronische Beschaffung heute nur für kleine Ausschnitte des Beschaffungsspektrums genutzt wird. Eingesetzt werden E-Procurement-Lösungen, insbesondere elektronische Katalog-Management-Systeme, vor allem für indirekte Güter - also Waren, die nicht in die Produktion eingehen. Überwiegend werden geringwertige Güter beschafft. Wie die Studie zeigt, liegt die Quote hier bei nur 25% des Bedarfs. Dagegen werden hochwertige Güter und Dienstleistungen, also gerade die Bereiche, bei denen signifikante Einsparungen zu erzielen wären, bisher nur zögerlich mit Hilfe von E-Procurement eingekauft.

Durch E-Procurement lassen sich die Kosten der Beschaffung reduzieren und die Prozesse optimieren, insbesondere auch das Lieferantenmanagement. Die investierten Kosten amortisieren sich in der Regel rasch innerhalb von zwei Jahren. Denn Unternehmen, die E-Procurement-Systeme bereits einsetzen, äußerten sich in der Umfrage überwiegend positiv. Rund 90% haben dadurch Kosten reduziert: 30% beim Beschaffungsprozess und 5% durch Preiseinsparungen beim Einkauf. Werden diese Verbesserungen in den Unternehmen auf eine breite Basis gestellt, also mehr Produkte in höherer Stückzahl über E-Procurement eingekauft, sind erfahrungsgemäß Verbesserungen des Unternehmensergebnisses zu erzielen, die sonst nur durch einen Umsatzsprung zu erreichen wären.

Laut Studie hat die Einführung von E-Procurement großen Einfluss auf die Arbeit der Beschaffungsabteilungen. Zwei Drittel der befragten Unternehmen gaben an, ihre operativen Beschaffungseinheiten zu reduzieren, während sie die strategische Beschaffung stark ausbauen wollen. Dabei werden Aufgaben wie Marktforschung, Lieferantenmanagement, Prozessdesign, Ausschreibungen oder Controlling stark forciert.

Zuvor sind allerdings Hürden zu überwinden: Rund 50% der Unternehmen nannten Implementierungs-Probleme wie die Integration der Systeme in ihre Materialwirtschaft und Finanzsysteme oder die Einbindung der elektronischen Kataloge. Aus Sicht der Unternehmen lag dies oft auch daran, dass sie nur begrenzt auf qualifiziertes Personal zurückgreifen können. Die Komplexität beim Entwickeln des Konzeptes und beim späteren Umsetzen wurde von vielen Unternehmen unterschätzt und führte häufig zur Kostenexplosion bei den Projekten. Oft genannte Barriere waren auch Lieferanten, die noch nicht E-Procurement-fähig sind und dadurch als Handelspartner ausfallen. Auch menschliche Probleme spielen eine große Rolle. 21,5% der Unternehmen gaben an, dass ihre Mitarbeiter die Systeme nur zögernd akzeptieren.

Eine weitere Hürde bei der Einführung von E-Procurement besteht in der Qualität der verfügbaren Systeme. Die befragten Unternehmen wünschen sich von E-Procurement-Lösungen mehr Flexibilität, um die Systeme einfacher an die unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen. (ST)


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