Wenn man sie nicht bemerkt, ist alles in Ordnung: Ausgewählte Software und Trends, die das Händlerleben einfacher machen.

Viele Anwendungen, die ein Unternehmen braucht, sind nicht gerade sexy. Aber mit der passenden Software sind sie auch schnell erledigt. Der Handel stellt exemplarisch einige Anwendungen im Hintergrund sowie ausgewählte Trends rund um die Informationstechnologie im Unternehmen vor.

Personaleinsatzplanung

Der italienische Buchhandelsfilialist la Feltrinelli wächst und wächst. Dementsprechend schnell steigt die Zahl neuer Geschäfte und Mitarbeiter - und die Personaleinsatzplanung wird komplexer. Weil jede der gut 100 Niederlassungen eigene Bedürfnisse hat, kam für la Feltrinelli eine zentrale Personalplanungssoftware nicht in Frage.

Die Italiener setzten vielmehr auf ein System, das mit nur einer Plattform sowohl die lokale Personaleinsatzplanung durch die einzelnen Filialleiter als auch eine zentrale Datenerfassung, -verarbeitung und -auswertung ermöglicht, und zwar die Software InVision Enterprise WFM von InVision Software.

Bei der Buchhandelskette wurden insgesamt 130 verschiedene Aktivitäten definiert, denen jeweils drei unterschiedliche Qualifikationsebenen zugeordnet wurden. Zu den Aktivitäten zählen etwa auch Abwesenheiten und Pausen. Ebenso wurden zahlreiche Planungsregeln hinterlegt, die sich vor allem aus den einzelnen Mitarbeiterverträgen ergeben.

Nach der Bedarfsprognose erstellen die Filialleiter heute zunächst eine grobe Jahresübersicht, die auch die Urlaubspläne der Mitarbeiter über das ganze Jahr berücksichtigt. Diese wird monatlich an die aktuelle Prognose angepasst. Auf Knopfdruck werden dann sowohl die langfristigen Zuweisung der Arbeitszeiten am Tag als auch die detaillierte Definition von einzelnen Aktivitäten im Tagesverlauf erstellt. Etwa 60 Tage im Voraus werden die Einsatzpläne dann an die Mitarbeiter übermittelt.

Dokumentenmanagement

Wie jedes moderne Unternehmen hat auch die Globus Fachmärkte GmbH & Co. KG bereits vor geraumer Zeit seine Geschäftsprozesse komplett digitalisiert. "Durch den Gesetzgeber waren wir gezwungen, ein Archivsystem einzuführen", sagt Martin Fries, IT-Leiter der bei Globus. "Bis dahin wurden die digitalen Daten zwar auf einem Server gespeichert und auch gesichert."

Darum wurde die Entscheidung gefällt, ein elektronisches Dokumentenmanagement- und Archiv-System, kurz DMS, einzuführen, das eine revisionssichere Archivierung aller relevanten Geschäftsunterlagen ermöglicht und zugleich alle gesetzlichen Anforderungen für die Prüfbarkeit digitaler Belege durch die Finanzbehörden erfüllt. Die Verantwortlichen entschieden sich für die Software UniDMS von SE Padersoft.

Mit der Software werden nicht nur alle handels- und steuerrelevanten Daten archiviert, sondern auch alle in Papierform eingehenden Lieferscheine, Rechnungen und Belege digitalisiert und verwaltet. Sie werden im sogenannten "frühen Scannen" - also direkt beim Posteingang - erfasst, indexiert und in elektronischer Form an die zuständigen Abteilungen und Mitarbeiter weitergeleitet. Manuelles Suchen in Aktenordnern entfällt, innerhalb von wenigen Sekunden stehen alle benötigten Daten zur Verfügung.

Rechnungen werden automatisch mit dem Warenwirtschaftssystem abgeglichen, die ausgelesenen Daten an das Archiv übergeben und im SAP-Buchhaltungssystem gebucht. "Generell schauen wir ständig nach, was wir noch ins elektronische Archiv stellen können. Ohne Papier wird man aber nie ganz auskommen können", sagt IT-Leiter Martin Fries. "Dennoch wollen wir künftig so weit wie möglich davon wegkommen."

Datensicherung

Gespeicherte Daten auf der Festplatte sind nicht für alle Zeiten sicher und abrufbar. Deshalb müssen Unternehmen ihre Daten regelmäßig extern abspeichern: "Backup" heißt diese Datensicherung im Fachjargon, "Recovery" die Datenwiederherstellung.

"Ein zuverlässiges Backup und Recovery ist das A und O für Unternehmen jeder Größe und in jeder Branche", bestätigt Thomas Höfer, Marketing Director bei Net-App Deutschland. "Sind kritische Geschäftsdaten nicht gesichert oder in Notfall nicht wiederherstellbar, setzt ein Unternehmen die Produktivität, sein Image und letztendlich seine Existenz aufs Spiel."

Auch bei der Datensicherung kommt es heutzutage verstärkt auf Geschwindigkeit und Flexibilität an. Dementsprechend sieht man heute nicht mehr nur die klassischen Magnetbänder, die sogenannten Tapes, in den Rechenzentren, sondern immer öfter auch die schnellere Disk-Technologie, beobachtet Höfer: "Entweder als Ergänzung für das Tape, das damit stärker der Langzeitauf-bewahrung dient, oder als Ersatz", so der Datensicherungsexperte.

"Unternehmen, die eine komplette Umstellung ihrer bestehenden Tape-Infrastruktur scheuen, sind mit sogenannten Virtual Tape Libraries, also virtuelle Bandlaufwerken, gut beraten. Sie sind sehr leistungsstark und lassen sich ohne Änderung der bestehenden Tape-Strukturen eingliedern."

Virtualisierung

Bei der Virtualisierung werden Anwendungen von den vorhandenen Server- und Speichersystemen entkoppelt. Alle Hardware-Ressourcen werden in einem Pool zusammengefasst und von dort aus den jeweiligen Geschäftsprozessen zugeordnet.

"Jeder Service läuft auf jeder Hardware und kann innerhalb kurzer Zeit zwischen den Systemen verlagert werden", erläutert Corina Laudenbach, Manager Marketing Server & Solutions bei Fujitsu Siemens Computers. "Dies führt zu einer besseren Ressourcenauslastung, höherer Flexibilität und spart Energie. Die auf Spitzenlasten ausgelegten überdimensionierten IT-Landschaften gehören der Vergangenheit an."

Cloud Computing

Analysten und große Software-Anbieter haben das sogenannte Cloud Computing als den nächsten großen Trend identifiziert. "Cloud Computing bedeutet nichts anderes als Internet Computing. Das Internet ist dabei die Cloud", erläutert Wilfried Beeck, Chef der ePages Software GmbH.

Denn mit verteilten Büros und gestiegener Mobilität ist es sinnvoll geworden, Daten und Anwendung im Internet zu betreiben statt auf eigenen Servern: "Sie sind dort von überall erreichbar, etwa vom Notebook und iPhone oder Blackberry. Und die Daten und Anwendungen sind im Cloud-Computing-Modus wesentlich sicherer als beim Betrieb auf einem eigenen Server im Büro."

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist es zudem ziemlich kostspielig, bei dem derzeitigen Innovationstempo mit eigenen Anwendungen oder eigener Standard-Software mitzuhalten: "Es ist ganz einfach sehr teuer, ständig Upgrades und Anpassungen zu machen. Im Cloud-Computing-Modus entfällt dieser Aufwand zum größten Teil, weil die Anwendungen vom Anbieter gepflegt werden", wirbt Beeck für die Verlagerung ins Internet.

Sybille Wilhelm

Dieser Artikel erschien in Der Handel, Ausgabe 12/08