Nicht der Komfort, sondern die Kosten zählen: Bei der Planung einer Geschäftsreise regiert derzeit der Rotstift. Tipps für ein effizientes Reisemanagement.

Der Pool direkt am Rheinufer, im Rücken der ellipsenförmige Glasbau des 5-Sterne-Hotels Kameha Grand im beschaulichen Bonn-Ramersdorf: Das wäre doch was, auf Firmenticket eines der "Leading Hotels of the World" zu genießen, für 240 Euro die Nacht. "Entspricht aber nicht dem Zeitgeist", sagt Liane-Feisel, Inhaberin von Feisel Consulting in Hamburg, ein auf Reisemanagement spezialisiertes Beratungsunternehmen.

Ambiente und Atmosphäre, Komfort und Kultur: "Interessieren derzeit nicht", bestätigt Hans Lehrburger, Chef der Gesellschaft Lehrburger Consulting und Software in Erlangen. Und auch August Gossewisch, Senior Executive Vice President Central & Eastern Europe des Dienstleisters Carlson Wagonlit Travel, fasst die Tendenz nochmals prägnant zusammen: "Drei wichtige Punkte dominieren die Reiserichtlinien: Sparen, Sparen, Sparen." 

In der Praxis sieht das so aus: Wer nicht unbedingt seinen Schreibtisch verlassen muss, bleibt, wo er ist. Meetings finden verstärkt per Web-, Video- oder Telefonkonferenz statt. Schon ein Drittel der Unternehmen setzt solche Technologien ein, um Geschäftsreisen zu ersetzen. Dies ist das Ergebnis einer aktuellen Umfrage des Verbandes Deutsches Reisemanagement in Berlin (VDR).

Konkurrenzdruck führt zu sinkenden Ticketpreisen

Und die Autovermietung Europcar hat ermittelt, dass Geschäftsreisende bei ihrer Reservierung erst nach dem Blick auf den Preis auf Komfort, Sicherheit, Umweltfreundlichkeit oder gar auf das Prestige achten. Roland Keppler, Vorsitzender der Geschäftsführung Europcar, erkennt eindeutig einen Trend zu kleineren Kategorien: "Im Durchschnitt lässt sich feststellen, dass heute eine Kategorie kleiner gebucht wird als noch vor einigen Jahren."

Als Folge des Sparwahns stehen auch die Hotels extrem unter Preisdruck. "Selbst kurzfristig lässt sich ein 4-Sterne-Hotel derzeit oftmals noch für weit unter 100 Euro bekommen", sagt Feisel. Auch am Himmel herrscht reger Wettbewerb um die Gunst der Kunden. Die Airlines sind auf der Jagd nach Marktanteilen, was auf einigen Strecken zu enorm günstigen Angeboten führt. Ebenfalls offeriert die Deutsche Bahn permanent Spar- und Supersparpreise bei zahlreichen Verbindungen. 

Prinzipiell gilt aber immer noch: Alles wird teurer, wenn es innerhalb von Tagen organisiert werden muss. "Wenn Händler jedes Jahr zu einer Messe fahren, sollten sie ihre Reise inklusive Hotel ruhig schon zwölf Monate vorher buchen", empfiehlt Feisel.

Fällt die Fahrt aus, sind die Stornierungskosten im Zweifel günstiger als die Differenz der Hotelkosten bei Spätbuchung. Bei frühzeitiger Reservierung ohne Rücktrittsrecht sind die Angebote für Flug oder Hotel manchmal so preiswert, dass nur wenige Euro verloren gehen können.

Buchungssystem erspart aufwändige Recherche

Wer aber bietet was? Das Netz offeriert alles, was der Reisende begehrt. Buchungsmaschinen wie Expedia und Opodo, Hotelplattformen wie hrs.de und hotel.de, das Portal der Bahn bis hin zu den Seiten einzelner Flug-, Hotel- und Mietwagengesellschaften sind immer einen Klick wert.

Lehrburger rät mittelständischen Firmen, deren gesamte Reiseaufwendungen jedes Jahr mehr als 500.000 Euro betragen, gegebenenfalls ein professionelles Online-Buchungssystem mit Best-Buy-Funktion einzusetzen: "Die Kosten dafür betragen ab 200 Euro im Monat. Das rechnet sich." Die Software sucht auf allen Seiten nach dem günstigsten Angebot. Die beste Reiseverbindung, das preiswerteste Hotel werden frei Haus und automatisch geliefert.

Der Vorteil: "Clevere Unternehmer haben die Opportunitätskosten langwieriger Recherchen stets im Hinterkopf", so Lehrburger. Kollegin Feisel ergänzt: "Es ist nicht ratsam, dass die eigenen Mitarbeiter im Unternehmen ihre wertvolle Arbeitszeit mit der Reiserecherche und Schnäppchensuche verbringen."

Unter dem Strich zählen eben die direkten wie auch die indirekten Aufwendungen. Denn was bringt ein Flug zum Dumpingpreis, wenn er zeitlich nicht wirklich passt? Wenn sich die Verbindung mit der Bahn oder dem Mietwagen vielleicht zeitökonomischer realisieren ließe? Was bringt eine Übernachtung zum Super-Sondersparpreis am Stadtrand, wenn mit dem Taxi zur Tagung in der City gependelt werden muss? Schließlich bietet nicht jedes Hotel seinen Gästen - wie das Kameha Grand in Bonn - kostenlosen Shuttle-Service in die City.

Eva-Maria Neuthinger

Dieser Artikel ist in der Juli/August-Ausgabe der Wirtschaftmagazins Der Handel erschienen. Hier geht es zum kostenlosen Probeheft.