Kleine Investition, große Wirkung: Auch und gerade in der Krise können Händler mit wenig Aufwand die Kosten für interne Prozesse senken.

Frank Naujoks gibt sich keinen Illusionen hin: „Im Handel liegt die Umsatzrendite in manchen Unternehmen bereits hart an der Null-Linie“, sagt der IT-Analyst des Schweizer Beratungsunternehmens I2S. Naujoks erteilt großen Investitionen darum eine deutliche Abfuhr: „Das ist für viele in der Branche in diesem Jahr einfach nicht drin“, so der Director Research & Market Intelligence.

Damit straft er aber gemäß dem zeitlosen Esso-Werbespruch „Es gibt viel zu tun – Packen wir’s an!“ Technologieverächter gleichzeitig Lügen: „Im Büro- und sogenannten Backoffice-Bereiche der meisten Handelsunternehmen ist derart viel Optimierungspotenzial, dass überschaubare Investitionen dort bereits große Effekte erzielen können“, ist Naujoks überzeugt.

Geld ausgeben, Kosten sparen

Geld für IT ausgeben, aber dennoch Kosten für interne Prozesse senken, dieser Ansatz ist nicht neu. Bereits 2007 horchte das Beratungshaus IDC deutsche Handelsunternehmen aus und konstatierte, dass die IT in der Branche vor allem einen Beitrag zur Prozessoptimierung und Kosteneinsparung leisten muss. „Der enorme Kostendruck zwingt die Unternehmen zu mehr Effizienz und größerer Flexibilität. 73 Prozent der insgesamt 56 befragten Handelsunternehmen setzen auf mobile Lösungen und glauben, im Wettbewerbsumfeld besser bestehen zu können. Ein besonders wichtiges Thema aus IT-Sicht ist zudem das Sammeln und Analysieren von Kundendaten“, so lautete seinerzeit ein Ergebnis der Untersuchung.

Kleines Budget

Ein Unternehmen, das diese Strategie bereits schlüssig umgesetzt hat und dennoch die von Frank Naujoks „überschaubar“ genannte Investitionsgröße eingehalten hat, ist die bayrische Unternehmensgruppe Weko. Eigentlich hatte sich der Möbelhändler für eine Lösung der Freiburger Softwareschmiede United Planet entschieden, um seine Abläufe im IT-Support etwas zu beschleunigen.

Mittlerweile hat sich die „Low-Cost“-Lösung, die von rund 500 Euro an erhältlich ist, in unterschiedlichste Prozesse der Unternehmensgruppe eingeschlichen: Die Mitarbeiter bestellen über die Internetplattform ihre Büromaterialien und managen auch ihre Meetings darüber.

Die Warenwirtschaft profitiert von dem Portal durch seine Auswertungsmöglichkeiten: So lassen sich Anlieferungszeitpunkt, Entladedauer, Beschädigungen und Kosten erfassen. Diese Informationen fließen in eine umfangreiche Lieferantenbewertung ein, die die Einkäufer bei den nächsten Herstellergesprächen einsetzen. Ebenso sind im Portal Daten für Sonderanfertigungen erfasst, sodass der Verkäufer im Kundengespräch eine verlässliche Kalkulation anfertigen kann und der früher übliche Papierkrieg entfällt.

Kundenkarte für die Kinderbetreuung

Der Clou ist jedoch die im Portal hinterlegte Kundenkarte: Dabei handelt es sich nicht allein um eine profane Rabattkarte, vielmehr können Eltern damit auch ihre Sprösslinge in der Kinderbetreuung einchecken. „So stellen wir sicher, dass die Kinder von den richtigen Personen abgeholt werden, da auf der Kundenkarte alle relevanten Daten hinterlegt sind“, erläutert Wekos IT-Chef Thomas Hofbauer das Prozedere.

Werden die Kinder abgeholt, wird dies wiederum über die Kundenkarte im System vermerkt. Auf diese Weise lässt sich nun auch auswerten, zu welchen Zeiten die Kinderbetreuung besonders ausgelastet ist. „So können wir die Personalbedarfsplanung in der Kinderbetreuung an die Bedürfnisse unserer Kunden anpassen“, sagt Hofbauer.

Ressourcen ausbauen

„Vorhandene IT-Ressourcen auszubauen ist besser als gar nichts zu ­unternehmen, nur weil die Mittel etwa für die umfangreiche Modernisierung des ERP-Systems nicht zur Verfügung stehen“, ist auch der ­Handelsexperte und Analyst des ­Beratungsunternehmens IDC, Rüdiger Spies, überzeugt. Als weitere Bereiche, in denen Händler bei der Backoffice- und Bürooptimierung tätig werden können ohne gleich fünfstellige Beträge ausgeben zu müssen, nennt er Lager- und Vertriebsoptimierung, E-Procurement, Warenflussabwicklung oder Außendienstanbindung.

Vor allem Letzteres setzt sich immer mehr durch. Bei der niedersächsischen Mast-Jägermeister AG mittlerweile sogar in der zweiten Technologiegeneration. Im Vertrieb des Spirituosenmultis sind die Taschencomputer schon gar nicht mehr wegzudenken. Mit dem Ergebnis, dass die Prozesse zwischen Innen- und Außendienst bei den Bearbeitungskosten um zwei Drittel günstiger geworden sind. Die Investitionskosten für die neue Lösung haben sich innerhalb eines Jahres rentiert, „und die Anzahl fehlerhafter Daten hat sich um 90 Prozent reduziert“, so Klaus Gerke, Leiter Informationssysteme des Unternehmens.

Bestehende Systeme ausschöpfen

Mitunter müssen Händler nicht einmal einen Cent ausgeben, um ihrem Backoffice mehr Schwung zu verleihen. So reicht es bisweilen, die Möglichkeiten vorhandener Systeme einfach voll auszuschöpfen. Bestes Beispiel: der Microsoft Business Contact Manager (BCM). Dieses kostenlose Zusatzprodukt für Customer-­Relationship-Management der umfangreichen Microsoft Office-Suite setzt bei den meisten IT-Abteilungen im DVD-Schrank Staub an und kommt nicht zum Einsatz. ­„Allerdings ganz zu Unrecht.

Denn auch wenn viele Software­hersteller es nicht gerne hören: Der Business-Contact-Manager kann gerade kleineren Handelsunternehmen eine große Hilfe sein und reicht für ihr Kundenbeziehungs­management völlig aus“, urteilt Softwarekenner Naujoks. Mit der Software können Unternehmen Kunden- und Interessentendaten wie Kontaktinformationen, E-Mail-Nachrichten, Telefonanrufe, Termine, Notizen und Dokumente zentralisieren. Alle Daten lassen sich einfach unternehmensweit freigeben.

Mitarbeiter überzeugen

Solche Lösungen in den IT-Prozessen des Händlers zu implementieren sind vom technischen Aufwand her „Peanuts“. Jedoch dürfen Firmenchefs bei diesem „Büro-Tuning“ nicht vergessen: Tragen die Mitarbeiter die Neuerungen nicht überzeugt mit, nützt der schönste Verbesserungsaufwand nichts. Etwas Strategie ist bei der Optimierung der alten IT vonnöten.

Für den IT-Chef von Weko eine einfache Rechnung: „Neue IT-Anwendungen müssen auch eine wirkliche Erleichterung zur vorherigen Situation darstellen“, sagt Thomas Hofbauer. „Zudem geben wir den Usern immer fünf bis sechs klare Vorteile an die Hand und beziehen wichtige Schlüsselpersonen wie die Geschäftsleitung und andere Entscheidungsträger von Anfang an mit ein.“

Kurzum: Gerade in der Krise können Händler mit pfiffigen Lösungen und wenig Geld viel erreichen. Und sie sollten deshalb die Worte des Beraters Roland Berger beherzigen, der unlängst in einem Zeitungsinterview sagte: „Ein Produktmensch muss immer darauf achten, ein absolut zuverlässiges Backoffice zu haben. Man muss seine Kasse in Ordnung halten.“

Bürooptimierung: Digitale Rechnungen

Finanzielle Vorteile bei der Bürooptimierung können Händler auch bei den – zumindest auf den ersten Blick – 08/15-Prozessen erreichen. Wirtschaftsinformatiker der Universität Hannover gehen nach einer Untersuchung davon aus, dass die Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung und Auslagerung der aufwendigen Arbeitsschritte auf externe Dienstleister der deutschen Wirtschaft jährlich rund 54 Milliarden Euro sparen könnte.

Außerdem haben Unternehmen so Gewissheit, dass ihre Rechnungen auch beim Empfänger ankommen und nicht in der gelben Post stecken bleiben. Denn deutsche Unternehmen müssen laut dem „European Payment Index“ rund 46 Tage warten, bis ihre Kunden Waren und Dienstleistungen bezahlen. Die deutsche Unternehmerschaft sitzt also auf etwa 48 Milliarden unbeglichenen Forderungen. Softwarehersteller wie Lexware haben deshalb in ihre kaufmännischen Programme auch den digitalen Rechnungsversand integriert.

Lesbar von Menschen und Maschinen

Im Falle der Lexware „eRechnung“ (per E-Mail als signiertes PDF an den Empfänger inklusive Mehrwertsteuer: 0,35 Euro pro Stück) benötigt der Nutzer dafür weder ein Kartenlesegerät noch eine Signaturkarte. Die digitalen Rechnungen können sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden. Dadurch kann der Versender Rechnungen an jeden beliebigen Empfänger schicken, der eine E-Mail-Adresse besitzt.
Für angemeldete Rechnungsempfänger werden die Daten in das gewünschte Empfangsformat konvertiert und automatisch an das eingesetzte IT-System übergeben, wodurch zusätzlich auch beim Rechnungsempfänger eine vollständige Automatisierung möglich wird.

Kurioserweise tauschen Unternehmen allerhand Daten auf digitalem Wege aus, aber dieser Geld sparende Arbeitsprozess hat sich noch nicht wirklich flächendeckend und bei allen Unternehmensgrößen durchsetzen können – abgesehen von den vielen selbst gestrickten PDF-Rechnungen, die bereits zahlreiche Onlinehändler versenden, die aber ohne digitale Signatur nicht rechtskonform sind.

Sven Hansel

Dieser Artikel erschien in Der Handel, Ausgabe 5/09