Unternehmen verschwenden viel Zeit mit Reiseplanung und Reisekostenabrechnungen

Unternehmen verschwenden viel Zeit mit Reiseplanung und Reisekostenabrechnungen.

Extensity Inc. (Nasdaq: Extn) hat beim Online-Marktforschungsinstitut Dialego eine umfassende Studie zum Thema Geschäftsreisen, Reisekostenabrechnung und Travel-Management in Auftrag gegeben. Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass viele große Unternehmen in Deutschland immer noch mit erstaunlich altmodischen Mitteln arbeiten, um Dienstreisen zu planen und abzurechnen. Die Leidtragenden sind vor allem die Mitarbeiter, die viel Zeit für die entsprechenden administrativen Aufgaben von ihrer eigentlichen Arbeitszeit abziehen müssen und somit weniger effizient für ihr Unternehmen sind.

Dialego befragte im April 2001 Mitarbeiter von Unternehmen mit mindestens 500 Angestellten, die regelmäßig mindestens einmal im Monat dienstlich auf Reisen sind. Befragt wurden insgesamt 375 Angestellte und 110 Manager. Die Studie ergab, dass die Mehrheit der befragten Mitarbeiter im Schnitt zwei bis fünf Mal im Monat im Auftrag ihres Unternehmens unterwegs ist (54,5% der Manager, 46,7% der Angestellten). Die meisten Dienstreisen dauern ein bis zwei Tage. Gereist wird hauptsächlich innerhalb von Deutschland (Manager: 70%, Angestellte 81,%).

Laut den Ergebnissen der Studie ist die Zeit, die Mitarbeiter in Unternehmen für die Reiseplanung aufwenden, relativ hoch. 34,1% der Angestellten brauchen bis zu einer Stunde, 25,3% bis zu zwei Stunden für die Vorbereitung einer einzigen Dienstreise. Etwas geringer sind die Zahlen bei den Managern (22,7 und 21,8%). Nur 20% der Angestellten und 27,3% der Manager lassen Flüge, Hotel oder Mietwagen von anderen buchen. Der administrative Aufwand für eine Dienstreise ist damit aber noch nicht abgeschlossen: Kehren die Mitarbeiter nach einer Geschäftsreise wieder an ihren Arbeitsplatz zurück, müssen laut der Studie 55,7% der Angestellten und 44,5% der Manager ihren Vorgesetzen eine vollständige Reisekostenabrechnung vorlegen, damit sie ihre Auslagen zurückerstattet bekommen. Für die Abrechnung einer einzigen Dienstreise benötigen die meisten Befragten noch einmal bis zu einer Stunde (Manager: 53,6%, Angestellte 60,5%). Bis alle Mitarbeiter ihr Geld zurückerstattet bekommen, vergehen bei den meisten Befragten im Schnitt ein bis zwei Monate. Obwohl annähernd 100% aller Unternehmen im betriebswirtschaftlichen Bereich über durchaus zeitgemäße IT-Infrastrukturen verfügen, zeigte sich, dass die meisten der Befragten simple Papierformulare benutzen, um ihre Reisekosten abzurechnen.

Die aktuelle Umfrage zeigt, dass viele Mitarbeiter einen hohen administrativen Aufwand betreiben, um ihre regelmäßigen Dienstreisen zu planen und abzurechnen. Genau hier setzen die Employee-Relationship-Management-Lösungen (ERM) von Extensity ein. Mit den speziellen Anwendungen sollen sich administrative Aufgaben schnell und einfach erledigen lassen. Gleichzeitig bekommen die Mitarbeiter ihre Auslagen wesentlich schneller zurückerstattet. Dadurch, dass das ERM-System von Extensity Internet-basiert arbeitet und WAP unterstützt, können von überall aus Eingaben gemacht und Abrechnungen frei gezeichnet werden, z.B. beim Warten am Flughafen oder im Zug. Darüber hinaus wollen die Lösungen von Extensity sicher stellen, dass alle Buchungen und Abrechnungen gemäß den jeweiligen Unternehmensrichtlinien erfolgen. Falls Sie weitere Informationen zu der Studie benötigen oder Grafiken anfordern möchten, wenden Sie sich bitte an Christiane Schorn. (PJ)


FIRMENPROFIL:

Extensity ist Anbieter von Internet-basierten Anwendungen im Bereich Employee Relationship Management (ERM). ERM ist eine Software, die es ermöglichen soll, operative Kosten zu senken, indem derjenige Bereich effektiver gemacht wird, der für ein Unternehmen am wertvollsten, aber auch am kostenintensivsten ist: Die Mitarbeiter. Die Extensity Suite besteht aus verschiedenen ERM-Anwendungen, die administrative Arbeiten wie Reisekosten- und Spesenabrechnung, Projektzeiterfassung und Beschaffung automatisieren. Ziel der Extensity-Lösungen ist es, die Produktivität zu steigern, Kosten zu reduzieren und Kontrollmöglichkeiten zu verbessern, um so Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Extensity hat weltweit mehr als 875.000 Arbeitsplätze bei über 350 Kunden lizensiert, darunter A.T. Kearney, Aventis, Cisco Systems, Fluor, Office Depot und Providian Financial. Extensity ist ein eingetragenes Warenzeichen der Extensity Inc.


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