Plus setzt jetzt europaweit für den Wareneinkauf sowie für den technischen Einkauf die Beschaffungsmanagement-Software e-contor der Kölner Inverto AG ein. Für Plus ist die Software ein wichtiger Hebel, um die seit längerem geplante europaweite Vereinheitlichung der Abläufe im Einkauf umzusetzen.

Plus setzt jetzt europaweit für den Wareneinkauf sowie für den technischen Einkauf die Beschaffungsmanagement-Software e-contor der Kölner Inverto AG ein. Für Plus ist die Software ein wichtiger Hebel, um die seit längerem geplante europaweite Vereinheitlichung der Abläufe im Einkauf umzusetzen.

Aus der Werbung ist das Handelsunternehmen Plus durch seine "Kleine Preise"-Männchen bekannt. Jede Woche besuchen rund 12 Millionen Menschen die 2700 deutschen Filialen von Plus. Mehr als 25000 Mitarbeiter zählt Plus in Deutschland. Anfang September öffnete die 1000ste Plus-Auslandsfiliale ihre Pforten. Damit der zur internationalen Tengelmann-Gruppe gehörende Discounter seinen Kunden die kleinen Preise anbieten kann, muss das Unternehmen auch selbst günstig bei guter Qualität einkaufen. Allein in Deutschland koordinieren die Einkäufer mehrere tausend Lieferanten bei einem Einkaufsvolumen von insgesamt rund vier Milliarden Euro im Rahmen von Ausschreibungen mit der neu eingeführten, web-basierten Beschaffungssoftware e-contor. Das gesamte Warensortiment kauft bei Plus die Abteilung Category Management ein, unter anderem alle 800 Eigenmarken-Produkte im Food- und Non-Food Bereich sowie sämtliche Aktionsartikel Non Food. Bedarfe für Filialausstattung und Lagerhaltung, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen besorgt der technische Einkauf.

Auf dem Weg, Plus als europäische Marke zu etablieren, forciert der Discounter die europaweite Vereinheitlichung seiner Systeme und Qualitätsstandards im gesamten Unternehmen. So sorgte etwa ein aufwändiger Relaunch der Eigenmarken-Produkte dafür, dass in allen europäischen Filialen das Warensortiment einheitlicher und damit effizienter zu managen ist. Bereits seit längerem plante Plus deshalb den Aufbau eines Europa-Einkaufs als wesentlichen Hebel hierfür. Ziel war, den Einkaufsprozess innerhalb der Hauptwarengruppen für ganz Europa anzugleichen und parallel die eingekauften Artikel zu harmonisieren. Einkäufer in der Mülheimer Plus-Zentrale und Einkäufer in den anderen europäischen Ländern sollten noch stärker Hand in Hand arbeiten. Dafür suchte Plus eine geeignete Ausschreibungssoftware, die diese umfassende organisatorische Veränderung wirkungsvoll unterstützt. Durch das Automatisieren von zeitaufwändigen manuellen Tätigkeiten versprachen sich die Plus- Manager eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis sowie mehr Effizienz bei den Abläufen. Zudem sollten "auf Knopfdruck" wiederholbare Ausschreibungen bei dem Discounter für ein Sichern des Marktpreisniveaus und damit für bessere Konditionen sorgen. Die gesteigerte Transparenz dank einer einheitlichen, aktuellen Datenbasis machte das System nach dem Wunsch des Managements gleichzeitig zu einem wichtigen Steuerungsinstrument.

Plus-Geschäftsführer Alfred Glander knüpfte an die Auswahl der geeigneten Lösung zwei weitere technische Bedingungen: Die Software musste im eigenen Mülheimer Tengelmann-Rechenzentrum zu betreiben sein, externes Hosting kam nicht in Frage. Der Grund: Im Handel zählen die Einkaufsdaten zu den besonders sensiblen Bereichen - denn Lieferantenkonditionen und Warenspezifikationen sind das Herz eines Handelsunternehmens. Die zweite Anforderung war, dass alle europäischen Ländergesellschaften ihren Einkauf auch technisch in einem einzigen IT-System abwickeln; dieses System betreibt das Rechenzentrum am Plus-Hauptsitz in Mülheim.

Plus hatte zunächst verschiedene web-basierte Einkaufslösungen wie zum Beispiel Online-Auktionsplattformen getestet. Schließlich fiel die Wahl auf die Software e-contor des Kölner Beschaffungsspezialisten Inverto AG, weil sie den gesamten Einkaufsprozess unterstützt und nicht nur einen Teil wie dies Auktionsplattformen bieten, die im Prinzip nur die Phase der Einkaufsverhandlungen abbilden. Die Software überzeugte zudem, da sie speziell auf den Einkauf im Handel abgestimmt ist. Außerdem ist sie einfach zu erlernen und zu bedienen. "Die Software e-contor orientiert sich an dem, was der Einkäufer wirklich braucht", freut sich Alfred Glander. "Über die hohe Transparenz und das einfache Handling lässt sich der Einkauf sehr gut steuern." Entscheidend für Plus war außerdem, dass Inverto über fundiertes Einkaufswissen aus der Praxis verfügt und sich nicht ausschließlich als Softwarelieferant versteht. Schließlich haben die Inverto-Mitarbeiter langjährige eigene Erfahrungen als Einkäufer. Dieses Know-how fließt zum einen in die Software e-contor ein. Zum anderen ist Inverto als Dienstleister dadurch ein wertvoller Sparringspartner für die Einkäufer des Mülheimer Discounters.

Grundlage für die Beschaffung des Sortiment ist jetzt ein einheitlicher europäischer Ausschreibungskalender, der auch für ausländische Lieferanten die Orientierungsmarke ist. Vor dem Einsatz von e-contor kommunizierten die Plus-Einkäufer ihren Bedarf an die Lieferanten als individuelle Ausschreibung per E-Mail oder Brief. Das nahm in der Regel viel Zeit in Anspruch, so dass genaue Spezifikationen der Bedarfe oft nicht mehr ausgeführt werden konnten. Unter Umständen mussten die Lieferanten dann noch einmal genauer nachfragen. Wurde eine Ausschreibung wiederholt, dauerte dies fast ebenso lang wie das erstmalige Erstellen. Denn standardisierte Ausschreibungsprozesse gab es nicht, jede Abteilung hatte ihre eigene Methode. Die Unterlagen aus den Ausschreibungsprozessen legte jeder Einkäufer individuell ab, ein zentraler Zugriff fehlte. Für die Manager gab es somit kaum Möglichkeiten, sich ein Gesamtbild über alle laufenden Ausschreibungsprojekte zu machen.

Mit e-contor entfallen nun die aufwändigen Eingaben per Hand - denn alle einmal generierten Daten zu Lieferanten, Preisen und Produktspezifikationen werden archiviert und stehen jedem Einkäufer auf Knopfdruck wieder zur Verfügung. Inverto entwickelte gemeinsam mit den Einkäufern Standardvorlagen für die Einkaufsprozesse bei Plus und bildete sie in e-contor ab.

Von der Konzeption über die Implementierung, Test und erste Schulungen bis hin zum Beginn des Produktivbetriebs vergingen nur vier Monate. Die intensive Zusammenarbeit zwischen Inverto, dem Plus Category Management sowie der Abteilung Anwendungssysteme und dem Tengelmann-Rechenzentrum machte dies möglich. Nachdem der Startschuss im Wareneinkauf gefallen war, wickelten die Plus- Einkäufer bereits über 1000 Ausschreibungen über e-contor ab. Ende des Jahres werden es europaweit über 5000 sein. Zur Zeit findet der Roll-out an allen europäischen Plus-Standorten statt.

Hohe Bedienfreundlichkeit erleichtert Akzeptanz bei Mitarbeitern Zeitgleich mit der Software-Einführung schulte Inverto die verantwortlichen Plus-Einkäufer. Diese gaben ihr Wissen dann nach dem Train-the-Trainer-Prinzip an ihre Kollegen weiter. Dennoch stellt Inverto ergänzend auch umfassenden Support für die Einkäufer zur Verfügung. Für die Plus-IT übernimmt der Beschaffungsspezialist den Second-Level-Support. Für Lieferanten, die über e-contor an Ausschreibungen teilnehmen, leistet Inverto den First-Level-Support. Die durchschnittliche Reaktionszeit beträgt für jede Support-Anfrage nur 20 Minuten.

Da die Software e-contor im Betrieb alle Einkaufsdaten von Plus enthält, kam ein externes Hosting für Plus nicht in Frage. Das auf modernsten Microsoft-Technologien basierende e-contor wird daher völlig eigenständig im Mülheimer Rechenzentrum der Tengelmann Unternehmensgruppe betrieben. Dort wickeln alle Tengelmann-Töchter ihre geschäftskritischen Applikationen ab, zum Beispiel die Warenwirtschafts- und Lagerverwaltungssysteme oder auch die Intranets der Unternehmen. Damit die europäischen Plus- Landesgesellschaften ihren strategischen Einkauf reibungslos und einheitlich durchführen können, baute das Tengelmann- Rechenzentrum seine bestehende Infrastruktur bei Servern, erweiterter Internetanbindung und Firewall aus.

Seit der Einführung von e-contor ist Plus das erste Handelsunternehmen, das seinen gesamten Wareneinkauf und technischen Einkauf über eine vollintegrierte E-Sourcing-Software abwickelt. Im B2B-Bereich aktive Handelsunternehmen setzen Einkaufslösungen bislang nur punktuell ein - etwa über Online- Auktionsplattformen - , erfassen darüber aber nicht den gesamten Wareneinkauf, so wie Plus es tut. Dabei nutzt der Discounter die jetzt europaweit eingeführte Sourcing-Software gleich mehrfach: Als Ausschreibungs-Tool und als übergreifendes Steuerungsinstrument. (KC)


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Inverto AG
Internet: www.inverto.de