Gemeinsam einkaufen, Transparenz schaffen, Einkaufsvolumina bündeln und dadurch Beschaffungskosten senken - dafür steht das elektronische Beschaffungssystem MAN2B. Seit Anfang 2003 bündelt das Maschinen- und Anlagenbau-Unternehmen MAN alle Bestell- und Einkaufstransaktionen auf der elektronischen Plattform MAN2B.

Gemeinsam einkaufen, Transparenz schaffen, Einkaufsvolumina bündeln und dadurch Beschaffungskosten senken - dafür steht das elektronische Beschaffungssystem MAN2B. Seit Anfang 2003 bündelt das Maschinen- und Anlagenbau-Unternehmen MAN alle Bestell- und Einkaufstransaktionen auf der elektronischen Plattform MAN2B. Die technische Grundlage dieser Plattform ist die Software Enfinity Suite 6 von Intershop Communications.

Die MAN Gruppe ist eines der führenden europäischen Unternehmen im Nutzfahrzeug-, Maschinen- und Anlagebau mit mehr als 64.000 Mitarbeitern und rund 15 Milliarden Euro Umsatz. Davon werden etwa 70 Prozent auf dem internationalen Markt erwirtschaftet.

"MAN steht für technischen Fortschritt und Führerschaft bei Innovation und Qualität. Das setzt eine effiziente Zusammenarbeit mit unseren Zulieferern voraus", erklärt Stefan Störig, Referatsleiter Konzernkoordination Informationstechnik in der MAN Gruppe. "Die Flexibilität und Modularität der Intershop Enfinity Suite 6 ermöglichte uns eine sehr schnelle Umsetzung des Projekts."

Die Plattform MAN2B, die MAN gemeinsam mit den Partnern Intershop und Softlab entwickelt hat, entstand in enger Abstimmung zwischen der IT und den Verantwortlichen für den Einkauf. Mit dieser gemeinsamen Wissensbasis aus technischen Abläufen und praktischen Erfordernissen ergeben sich echte Synergien und damit eine Senkung von Transaktionskosten. So werden zum Beispiel die Kataloge zentral verwaltet sowie von den Anbietern direkt aktualisiert. Das Managementsystem stellt alle Funktionalitäten zur Erstellung, Pflege und den Import von Katalogen sowie die Verwaltung der Produktdaten zur Verfügung.

Das Herzstück des Systems ist eine Integrations-Plattform, die auf der einen Seite die noch verschiedenen ERP-Lösungen innerhalb der MAN Gruppe einbezieht und zum anderen über Standards wie XML und EDI mit den Lieferanten kommuniziert.

Doch zurück zu der praktischen Seite: Die einzelnen Unternehmen der MAN Gruppe agieren zwar operativ autonom, sind aber in vielen Bereichen vernetzt. Über MAN2B können die Einkäufer die Kataloge verschiedener Hersteller direkt miteinander vergleichen und für "ihre" Mitarbeiter die relevanten Sortimente zusammenstellen. Zusätzliche Informationen wie Bilder und Spezifikationen sind direkt in die Kataloge integriert. Für einzelne Mitarbeiter-Gruppen können Budgets und Wertgrenzen definiert werden. Durch die vollständige elektronische Abwicklung sind die Mitarbeiter kontinuierlich über den Verbleib ihre Ware informiert und erhalten eine E-Mail beim Versand.

Im Februar 2004 wurde nach der Auktions- auch eine Ausschreibungsplattform in Angriff genommen. Die Umsetzung konnte im September 2004 erfolgreich abgeschlossen werden. Eingeladenen Lieferanten steht jetzt ein System mit Basisfunktionalitäten für Ausschreibungen zur Verfügung. Der Einkäufer füllt bei einer geplanten Ausschreibung eine sogenannte Schablone mit den Produktspezifikationen aus. Darin enthalten sind Angaben zur Laufzeit, allgemeine Beschreibungen, vertragliche Anforderungen und Spezifikationen. Jetzt kommen die Lieferanten zum Zuge: Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail und geben innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens ihre Angebote im Internet ein. Im Gegensatz zu einer normalen Auktion erhält am Ende nicht der Bieter mit dem höchsten Angebot den Zuschlag, sondern der mit dem geringsten.

"Aufgrund unserer hohen Erfahrung mit der Enfinity Software konnten wir sehr schnell alle Anforderungen für die neue Lösung definieren und umsetzen", sagt Stefan Störig. (KC)