Woellner Group führt neue Systemlandschaft mit Geschäftsprozessoptimierung ein. Branchenlösung PlautWorks für Chemie ermöglicht rasche SAP-Implementierung

Woellner Group führt neue Systemlandschaft mit Geschäftsprozessoptimierung ein. Branchenlösung PlautWorks für Chemie ermöglicht rasche SAP-Implementierung

Die Chemische Industrie ist eine der innovativsten und anspruchvollsten Branchen. In diesem Umfeld ist die Ludwigshafener Woellner Group mit 500 Mitarbeitern und mehreren eigenständigen Unternehmen tätig. Mit den Kerngeschäftsfeldern Angewandte Chemie für die Bau-, Papier- und Chemiebranche, Kosmetikprodukte sowie Nahrungsergänzungsmittel und Schreibfarben bietet das Unternehmen ein breites Produktsortiment an.

Unternehmensleitsatz der Woellner Group ist "Partner des Erfolges" für ihre Kunden zu sein. Darin spiegelt sich die kundenorientierte Vorgabe wieder, der sich alle Mitarbeiter verpflichtet fühlen. Dies bedeutet hohe Flexibilität und große Reaktionsgeschwindigkeit in einem zunehmend von Globalisierung geprägten Markt. Ein Markt, in dem immer weitreichendere gesetzliche Vorschriften zu beachten sind und der einen permanenten Wandel von Technologien und Marktansprüchen fordert. Um diesen Forderungen gerecht zu werden, ist es unerlässlich, in allen Unternehmensebenen effiziente Abläufe und aktuelle Informationen zur Verfügung zu stellen. Mit einer konsequenten Optimierung der organisatorisch-betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse und der Ablösung ihrer IT-Altsysteme sowie diverser Satellitensysteme durch eine leistungs- und ausbaufähige IT-Landschaft schafft die Woellner Group die Basis, um auf sich rasch ändernde Kundenanforderungen zu reagieren, den Kundenservice weiterhin auf einem hohem Niveau zu halten, die Flexibilität zu erhalten und damit das Wachstum und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.

In einem ersten Schritt erfolgte die Geschäftsprozessoptimierung. Die Implementierung des einheitlichen, neuen Systems wird zeitgleich in neun operativ arbeitenden Einzelgesellschaften erfolgen. Das auf Betriebswirtschaft- und IT-Consulting spezialisierte Beratungshaus Plaut unterstützt die Woellner Group bei der Geschäftsprozessoptimierung und wird im Rahmen dieses Projektes sein Best Practice-Paket "PlautWorks Chemie" (auf der Basis von SAP Enterprise 4.7) implementieren mit den Modulen Finanzen und Controlling, Vertrieb, Materialwirtschaft einschließlich Lagerverwaltung, Personalwirtschaft, Produktion und Qualitätsmanagement. Parallel dazu werden das SAP Business Information Warehouse (BW) und das Enterprise Portal BW implementiert.

Nachdem sich die Woellner Group entschieden hatte, ihre Prozesse weitestgehend dem SAP-Standard (Best-Practice Chemie) anzupassen und die von Plaut gelieferten Zusatzmodule einschließlich der Prozessumfangsmatrix zu nutzen, konnte das Projekt bereits bereits mit einem sehr detaillierten Grobkonzept der zu realisierenden Prozesse und Funktionen starten. Dadurch lassen sich Kosten- und Zeitrahmen des Projekts erheblich reduzieren. Mit der Prozessumfangsmatrix (Prozessbeschreibung in Form einer Matrix) werden die in PlautWorks Chemie enthaltenen wesentlichen Standardprozesse ausführlich und übersichtlich mit nachvollziehbaren Beispielen beschrieben. Diese Vorgaben führten zu der Entscheidung, das Feinkonzept bereits in der Business Blue Print zu erarbeiten. Hierzu wurde PlautWorks als Prototyp mit Woellner-Beispieldaten im Unternehmen installiert und zusätzlich ein Übungssystem für die Key-User eingerichtet. In mehreren Workshops wurden nun alle relevanten Prozesse gemeinsam mit den Key-Usern genau definiert und in der Prozessumfangsmatrix (Spalte "Kundenausprägung") festgehalten. Dabei wurden auch Formulare und Berichte abgestimmt und so ließen sich ca. 90% der Anforderungen im Standard abdecken. Die unternehmensspezifischen Besonderheiten wurden durch eine kleine Anzahl von Zusatzentwicklungen berücksichtigt und flossen ebenfalls in die Prozessumfangsmatrix ein, die dadurch in mehrfacher Hinsicht eine zentrale Bedeutung erlangt. Einerseits dient die Matrix als Grobkonzept, das zum Feinkonzept - einschließlich der Add-On-Beschreibungen - erweitert wurde. Gleichzeitig ist sie aber auch eine Dokumentation, die jederzeit von allen Projektbeteiligten herangezogen werden kann. Während der Erstellung des Feinkonzeptes wurden die relevanten Prozesse bereits im Prototyp durchgespielt und verfeinert, so dass die Key-User die Möglichkeit hatten, alle wesentlichen Abläufe am System nachzuvollziehen. Mit dieser Vorgehensweise konnte in nur fünf Monaten bereits im Business Blue Print ein komplettes Feinkonzept erstellt werden.

Seit Januar 2005 erfolgt die Umsetzung der im Feinkonzept festgelegten Prozesse und Funktionen. Eine besondere Herausforderung wird sich hierbei durch die Teilvalidierung des Systems ergeben. Da sich in der Produktpalette der Woellner Group sowohl Kosmetika als auch Nahrungsergänzungsmittel befinden, ist die Validierung dieser Produktionsprozesse erforderlich. Hier gilt es einerseits die notwendigen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und andererseits aber nicht über das Ziel hinauszuschießen. Schließlich sind die notwendigen Zusatzanforderungen zu entwickeln und in die bestehenden Prozesse zu integrieren. In der Realisierungsphase sind intensive Key-User-Schulungen und Funktionstests zur Festigung der Systemkenntnisse und zur Übung der neuen Prozessabläufe vorgesehen. Im Anschluss an die Realisierungsphase werden sowohl Integrationstest, Übernahme von Altdaten sowie Abnahmetests durchgeführt. Danach werden die Mitarbeiter in Anwenderschulungen für den Rollout und den Systembetrieb vorbereitet. Der Produktivstart ist geplant für Januar 2006. Ab diesem Zeitpunkt wird PlautWorks in neun Gesellschaften der Woellner Group parallel produktiv gesetzt und die Mitarbeiter werden in weitestgehend standardisierten Prozessen in einem voll integrierten System arbeiten. Zusätzlich werden über das SAP Business Information Warehouse (BW) alle notwendigen Auswertungen und KPIs zur Verfügung stehen.

Fazit: Durch die in der Best-Practice-Lösung vorgegebene, strukturierte Methodik und die Möglichkeit, das Projekt bereits mit einem sehr detaillierten Grobkonzept der zu realisierenden Prozesse und Funktionen zu starten, lassen sich Kosten- und Zeitrahmen des Projektes erheblich reduzieren. Damit erhalten alle Unternehmen der Woellner Group ein leistungsfähiges und ausbaufähiges System sowie eine nahtlose Integration aller notwendigen Geschäftsprozesse unter Berücksichtigung der gesetzlichen Regelungen. Woellner und Plaut kalkulieren daher rund fünf Monate für die Geschäftsprozessoptimierung und rund zehn Monate für die Implementierung des SAP-Systems mit einem neuen DMS-System in den neun Einzelgesellschaften bei rund 180 Anwendern. Alexander Hoerner, Leiter Controlling und Prokurist der Dr. Woellner Holding GmbH & Co. KG, erwartet von der neuen Systemlandschaft u. a. eine schnellere Reaktionsfähigkeit und damit eine Erhöhung des Kundenservice. Darüber hinaus ist er sicher, dass "sich Leistungsfähigkeit und Motivation unserer Mitarbeiter durch wesentlich verkürzte Bearbeitungszeiten von Geschäftvorfällen und einen optimierten Informationsfluss beträchtlich erhöhen werden".

(Susanne Stolbinger ist Projektmanagerin bei der Plaut Consulting GmbH)


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Beratungsgruppe Plaut Deutschland
Internet: www.plaut.de