Thorsten Sturm
Thorsten Sturm
Mein System zum Projektmanagement als etailment-Redaktionsleiter heißt Post-it. Aber so geht es natürlich nicht wirklich. Erst recht nicht, wenn Sie einen Webshop aufsetzen wollen. Eine brauchbare Option nennt sich "Agiles Projektmanagement". Ursprünglich ein Kind der Softwareentwicklung, setzt es sich in vielen Projekten aufgrund seiner Flexibilität und Transparenz als Management-Methode immer weiter durch. Auch im E-Commerce und besonders bei der Entwicklung von Online-Shops für den Versandhandel bewähren sich agile Methoden, meint Thorsten Sturm, PM Associate der PM Firefighter, in einem Gastbeitrag für etailment und beschreibt das am Beispiel der Marken Cecil und StreetOne.

Grund hierfür ist das typischerweise komplexe Szenario, das einem E-Commerce-Projekt eigen ist. Projekte im Versandhandelsbereich sind häufig dadurch gekennzeichnet, dass die Unternehmen Teile ihres Geschäfts in die Hände externer Dienstleister geben. Dazu gehören beispielsweise der Online-Shop, die Logistik, das Payment oder der Customer Service. Vor allem Unternehmen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren oder den Aufwand gerade in Phasen hohen Ressourcen-Bedarfs selbst nur schwer stemmen könnten, lagern diese Bereiche gerne aus.

Outsourcing erhöht die Komplexität

„Die Komplexität steigt insbesondere dann, wenn im Rahmen von Outsourcing-Lösungen jeweils unterschiedliche Dienstleister, wie Shopsystem- Lieferanten, Warehouse-Betreiber, Carrier, Zahlungsanbieter und Online-Marketing Agenturen für die unterschiedlichen Leistungen entlang der E-Commerce Prozesskette integriert werden müssen. Damit steigt der Koordinationsaufwand und dem Projektmanagement kommt die zentrale Aufgabe zu, die unabhängigen Dienstleister zeitlich abgestimmt und unter Berücksichtigung wechselseitiger Abhängigkeiten zu integrieren“, erläutert Mirko Minnich, CIO des global tätigen E-Commerce Dienstleisters NETRADA.


Eine große Herausforderung an den Projektmanager in solch einer Konstellation ist, die verschiedenen externen Spezialisten in der Gestaltungsphase der E-Commerce-Strukturen unter einen Hut zu bringen und damit einen offenen Kommunikationsfluss und die zeitnahe Abstimmung von Inhalten zu gewährleisten.

Work-Flow besser abstimmen

So auch der Fall beim Launch komplett neuer Online-Shops für die Marken Cecil und Street One. In diesen Projekten wurde der größte Teil der Infrastruktur, Hosting, Online-Shop, Warenwirtschaft und Logistik aufgrund der knappen Projektlaufzeit mit der Unterstützung externer Dienstleister initial aufgesetzt. Gerade im Sinne der zeitlich aufeinander abgestimmten Integration dieser Dienstleister in den Work-Flow war agiles Projektmanagement ein hilfreiches Management-Tool: Bei dieser Verzahnung unabhängig voneinander operierender Akteure und Projektzweige kann agiles Projektmanagement seine Stärken ausspielen.

Im Gegensatz zu klassischem Projektmanagement zeichnet sich agiles Projektmanagement durch den flexiblen Umgang mit sich ändernden Zielanforderungen und ein durchgängig iteratives Vorgehen aus. Dazu setzt agiles Projektmanagement auf eine möglichst kurze initiale Entwurfsphase, bei der zunächst der Projektrahmen und die ersten Anforderungen festgelegt werden, und mehrfache, kurze Iterationen von Anforderungsanalyse, Design,
Umsetzung und Test. So sorgt agiles Projektmanagement für schnelles Feedback zwischen den Akteuren und eine flexible, situationsbezogene Umsetzung und Anpassung der Ziele. Agiles Projektmanagement hat die richtigen Antworten auf die Fragen, die der vielschichtige Aufbau oder der Relaunch von E-Commerce-Angeboten stellt.

Flexibilität

Markenverantwortliche haben für lange Zeithorizonte bei der Umsetzung eines Webshops oft wenig Verständnis. Doch für einen kompletten Neuaufbau werden normalerweise mehrere Monate benötigt. Oft bietet sich jedoch eine Abkürzung an, indem sich das Unternehmen zum Start zunächst auf eine reduzierte Anzahl an Funktionalitäten beschränkt und weitere Ausbaustufen zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügt. So etwa auch beim Launch der Online- Shops von Cecil und Street One, wo weitere Ausbaustufen später hinzukamen, was aber dem Gesamteindruck zum Start nicht beeinträchtigt hat. Diese situationsbezogene Flexibilität ist ein typisches Merkmal für eine agile Vorgehensweise in Projekten im Versandhandel.

Integration der Teams

Eine häufig zu beobachtende Herausforderung bei der Umsetzung eines Online-Shops ist die Integration der Design- und Programmierer-Teams im Projektalltag. Häufig gibt es Schwierigkeiten, wenn das Design den praktischen Anforderungen des Shops und der Programmierung nicht entspricht. Beim Relaunch von Online-Shops bilden beispielsweise
ungenaue Vorgaben an das Design-Team seitens der IT eine Problematik. Es entsteht eine Schieflage, die im Normalfall dazu führt, dass das Ergebnis nur noch wenig mit den ursprünglichen Anforderungen zu tun hat. Ein für alle Seiten unbefriedigendes und potenziell kostspieliges Resultat.

Durch die konsequente Anwendung agiler Methoden kann diese Schieflage zwischen den Teams in diesen Projekten rechtzeitig erkannt und ohne Mehrkosten aufgelöst werden. Beim klassischen Projektmanagement führen Fehlentwicklungen, wie sie etwa durch einen einseitigen Fokus auf das Design des Web-Auftritts entstehen können, zu langen Abstimmungszyklen – es geht viel Geld und Zeit verloren.

Kosten reduzieren

Beim Aufbau der Online-Shops von Cecil und Street One wurden beispielsweise Veränderungen bei der Software nötig, auf den ersten Blick nur kleine Anpassungen, allerdings zu einem recht späten Zeitpunkt. Mit klassischem Projektmanagement würde ein solch unerwarteter Change einen besonderen Prozess und einige Änderungen nach sich ziehen, die beide wiederum Zusatzkosten verursachen. Alleine für die Bewertung und Analyse des Sachverhaltes kommen mit all den involvierten Personen, schnell Kosten von mehreren tausend Euro für einen solchen noch relativ kleinen Change Prozess zusammen.

Im Agilen Projektmanagement gibt es solche Turnarounds und Change-Management Prozesse schlicht nicht: Ganz einfach, weil diese in der Natur des Agilen Projektmanagements verankert sind. Neue Anforderungen können hier im Prinzip beliebig hinzugefügt, entfernt oder verändert werden, ohne dass dies einen Kosteneffekt hat. Agiles Vorgehen ermöglicht es, den Kunden verschiedene Lösungswege offen zu halten und diese immer weiter anzupassen. Gleichzeitig herrscht durch das Plus an Feedback größere Kosten- und Zeittransparenz.

Distanz ist eine Hürde

Agiles Projektmanagement erfordert idealerweise, dass Teams Herausforderungen auf dem kurzen Weg lösen. Große geographische Distanzen zwischen den verschiedenen Teams sind beim Aufbau agiler Strukturen eine Hürde. Im Falle von Cecil und Street One sorgte die
räumliche Trennung von den externen Dienstleistern zeitweise für Probleme, weil sie Feedbackschleifen und gemeinsame Arbeit an Zielen verzögerte. Die Effizienz war stets dann am größten, wenn die verschiedenen Teams zusammensaßen.

Über den Autor

Thorsten Sturm
Thorsten Sturm
Thorsten Sturm ist PM Associate der PM Firefighters und als Projektmanager mit Schwerpunkt auf dem Einsatz agiler Methoden tätig. Er verfügt über Zertifizierungen in traditionellem (PMP) und agilem Projektmanagement (CSM, CSP). Als technischer Projektleiter ist er verantwortlich für die Durchführung diverser E-Commerce-Projekte. So war er beim Aufbau der Online-Shops der Marken Cecil und Street One als IT-Projektmanager unterstützend für die CBR eCommerce GmbH sowie beim Aufbau von Online-Shops für die damalige D+S ECommerce GmbH (heute: NETRADA Europe GmbH) tätig.