Viele Unternehmen arbeiten noch mit althergebrachten Methoden, um Reisekosten abzurechnen. Durch moderne Abwicklung könnte laut einer neuen Studie viel Zeit gespart und die Produktivität insgesamt gesteigert werden.

Viele Unternehmen arbeiten noch mit althergebrachten Methoden, wenn es darum geht, Reisekosten abzurechnen. Das in deutschen Firmen relativ verbreitete Ausfüllen von simplen Papierformularen nach einer jeden Geschäftsreise kostest den Mitarbeitern viel Zeit und das Unternehmen wiederum viel Geld. Dies zeigt die von Extensity Inc. in Auftrag gegebene Studie zum Thema "Management von Geschäftsreisen."

Über die Hälfte der Befragten, 56,8% der Angestellten und 70% der Manager, füllen von Hand ein gedrucktes Formular aus, um ihre Dienstreisen abzurechnen. 13,6% der Manager und 16,3% der Angestellten arbeiten mit elektronischen Formularen, wie beispielsweise Excel-Sheets. Nur 3,2% der Angestellten machen ihre Reisekostenabrechnung laut Umfrage mit einer speziellen Software, die über das Internet nutzbar ist.

Der Großteil der Befragten - 86,4% der Manager und 81,9% der Angestellten - könnte sich allerdings vorstellen, dass die Abrechnung der Reisekosten mit Hilfe einer speziellen Software abgewickelt werden kann. Nach Ansicht der meisten Befragten würde ihnen eine Software zur Reisekostenabrechnung viel Arbeit ersparen. Nur etwa ein Drittel war der Ansicht, dass sie keinen Bedarf an einer speziellen Software haben.

Gleichzeitig gaben aber auch rund ein Drittel der Befragten an, dass ihre Abrechnung durch den Einsatz einer speziellen Software genauer werden würde. Folgende Leistungsmerkmale wünschten sich dabei die Befragten von einer Softwarelösung: Einfache Bedienbarkeit, gutes Preis-Leistungsverhältnis, schnelle Implementierung, Zeiteinsparungen um die Hälfte, umfassende Lösung zur Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen, Abdeckung spezieller Anforderungen, mobile Einsatzfähigkeit.

Laut Extensity zeigen die Ergebnisse der Studie, dass viele Unternehmen noch ein erhebliches Verbesserungspotenzial haben, was die Organisation interner, administrativer Abläufe angeht. "Wenn Firmen ihre Reisekostenabrechnung mit einem modernen Employee-Relationship-Management-System (ERM) abwickeln würden, statt Papierformulare zu verwenden, müssten Mitarbeiter wöchentlich etwa 30 Minuten weniger Zeit für solch administrative Aufgaben aufwenden. Dadurch würde sich die Produktivität um rund 1,25% steigern. In großen Unternehmen summiert sich diese scheinbar kleine Zahl schnell zu erheblichen Beträgen," so Guy Tweedale, European Marketing Director von Extensity.

Für die Online-Umfrage beauftragte Extensity das Aachener Marktforschungsinstitut Dialego. Im April 2001 wurden Mitarbeiter in Unternehmen mit mindestens 500 Angestellten angesprochen, die regelmäßig mindestens einmal im Monat dienstlich auf Reisen sind. Befragt wurden insgesamt 375 Angestellte und 110 Manager. Die Studie ergab, dass die Mehrheit der befragten Mitarbeiter im Schnitt zwei bis fünf Mal im Monat im Auftrag ihres Unternehmens unterwegs ist (54,5% der Manager, 46,7% der Angestellten). Die meisten Dienstreisen dauern ein bis zwei Tage. Gereist wird hauptsächlich innerhalb von Deutschland (Manager 70%, Angestellte 81,1%). (ST)


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