Die Personalabteilung von Tchibo hat sich vom Papier verabschiedet. Das spart Platz, Zeit und Kosten.

"Mit der Fünf-Cent-Kampagne fing es an", erinnert sich Eva-Katharina Kerbsties, Leiterin der Personalbetreuung Zentrale Dienste bei Tchibo. Denn mit diesem Betrag wurden die Kosten für das Digitalisieren einer Datenseite veranschlagt. "Deshalb haben wir die Personalakten gründlich ausgedünnt, bevor sie digitalisiert wurden." Aus ursprünglich einer Million Datenseiten wurden so binnen eines Jahrs 600.000 - immerhin 40 Prozent weniger.

Immer dann, wenn die Personaler eine der 10.000 Bestandsakten in Händen hielten, sortierten sie Unnötiges aus. "Das fiel zeitlich nicht so sehr ins Gewicht und sparte uns einiges an Kosten", so Kerbsties. Der Umstieg auf die digitale Personalakte erfolgte dann in einer konzertierten Aktion: Innerhalb von drei Wochen wurde der gesamte Bestand von den drei Standorten Hamburg, Bremen und Gallin in die Hamburger Zentrale gebracht und dort von den Personalern geprüft, mit Belegen versehen und verpackt. Vertraulichkeit war selbstredend das höchste Gebot.

Weg mit dem Papier

Die Digitalisierung realisierte das Dokumenten-Management-Unternehmen Alpha Com. Für das Projekt holte der Dienstleister die Akten mehrmals täglich ab und verarbeitete sie in der nahe gelegenen Produktion. Die Abläufe wurden per Barcode gesteuert und waren somit weitgehend automatisiert. Am Ende lag der gesamte Bestand in elektronischer Form vor - als PDF-Dateien, die sich mittels Volltext komfortabel durchsuchen lassen und mit den Stammdaten in SAP verlinkt wurden. Genau genommen kommt das Format PDF/A zum Einsatz, das sich speziell für die Langzeitarchivierung eignet.

Das papierarme Büro ist erklärtes Ziel des Tchibo-Vorstands. Seit 2004 nutzt der Handelskonzern dazu ein unternehmensweites Archiv der Ixos Software AG. Einerseits gilt es, die Abläufe wie etwa die Rechnungsprüfung mithilfe der Elektronik zu optimieren. Andererseits stehen Abteilungen im Fokus, bei denen viel Papier anfällt - wie bei den Personalabteilungen.

Die Digitalisierung spart nicht nur Platz, sondern auch Zeit und Kosten: Der Zugriff ist komfortabler, parallel und standortübergreifend möglich. Zudem fällt es leichter, Auswertungen zu erstellen. Trotz neuer Technologien sind die Zugriffsmöglichkeiten weiterhin auf die Mitarbeiter der Personalabteilungen begrenzt. „Unsere Daten sind sehr sensibel und mit denen zu vergleichen, die unter das Bankgeheimnis fallen", stellt Kerbsties klar.

Enges Zeitfenster

Um die tägliche Arbeit der Personaler so wenig wie möglich zu beeinträchtigen, erfolgte die Migration in dem engen Zeitfenster von vier Wochen. Der Dienstleister druckte deshalb vorab die Belege, die die Tchibo-Personaler nur noch in die Akten einlegen mussten. Darauf befanden sich Barcodes, die jeder Personalakte eine Identifikationsnummer (ID) gaben. Mit den verpackten Dokumenten lieferte der Händler auch Indexdateien im CSV-Format, die passende Kenndaten wie Name, Personalnummer und die vergebenen IDs enthielten.

Diese Daten ließ der Dienstleister in sein Produktionssteuerungssystem einfließen und nutzte sie unter anderem als digitalen Lieferschein zur Eingangskontrolle und Indexierung. Die Mitarbeiter von Alpha Com ersetzten die Registerkartons mit speziellen Barcodes, die sie aus den Indexdaten generiert hatten. Die zur Digitalisierung vorbereiteten Akten bestanden dann nur noch aus dem ID-Blatt und dem Altbestand zwischen den Register-Blättern - mit dem Vorteil, dass sich die Scann-Dateien ohne Handarbeit den passenden Akten und Registern zuordnen ließen. Sämtliche Belege wurden in Schwarz-Weiß mit einer Auflösung von 300 dpi und einer Leerseitenunterdrückung gescannt.

Doppelt sicher

Die so generierten TIFF-Dateien mitsamt Indexdaten wurden in verschlüsselter Form (mit PGP-Technologie) und per sicherer Datenleitung (SFTP) an einen IT-Service-Partner des Handelskonzerns übermittelt. Tchibo entschlüsselte die Daten, prüfte sie auf Vollständigkeit und importierte sie in die separaten Systeme im Personalwesen: dem eigenen Archiv sowie dem separaten SAP-System als Bedienoberfläche.

Diese zweistufige Datenübergabe erhöhte den Sicherheitsstandard noch einmal. Zudem lieferte Alpha Com den digitalisierten Datenbestand zusätzlich auf CD. Die 75 Silberscheiben liegen nun als Back-up im Tresor des Handelsriesen.

Vor dem Import der Daten lief zudem eine Volltexterkennung über die Dateien, mitsamt Konvertierung ins PDF/A-Format. Damit können die Personaler den Bestand nun bequem durchsuchen. Die Originale erhielt der Handelskonzern sofort nach der Verarbeitung zurück und lagerte sie für einige Monate: "Das war eine Vorsichtsmaßnahme, falls es einen Aktenverlust gegeben hätte", so die Personalleiterin. "Den es aber nicht gab." Also ließ man die Akten vernichten.

Aktuelle Dokumente scannt Tchibo nun selbst, im Schnitt 4.000 Blätter im Monat. Alpha Com liefert passende Barcode-Aufkleber, damit die Indexierung nach dem Scannen weiterhin automatisiert abläuft.

Die Tchibo-Personaler können nun über SAP die gesamte Historie eines "aktiven" Mitarbeiters aufrufen. Doch so praktisch das ist - manchmal denkt Kerbsties etwas wehmütig an die Papierakte zurück: "Nachdem die Akten ausgedünnt wurden, lassen sich nun kaum noch Anekdoten aus ihnen ziehen, die man für eine persönliche Ansprache beispielsweise zum 40-jährigen Dienstjubiläum braucht", sagt die Personalleiterin. "Da sind nun die Vorgesetzten stärker gefragt."

Dieser Artikel ist in der Ausgabe 05/2009 von Der Handel erschienen.