Eine ordnungsgemäße Buchführung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben. Sie hilft dem Onlinehändler auch, stets seine wirtschaftliche Entwicklung im Blick zu behalten. Ein Gastbeitrag.

Wie jeder Gewerbetreibende ist auch der Onlinehändler per Gesetz verpflichtet, eine ordnungsgemäße Buchführung vorzunehmen. Dabei handelt es sich um die geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge anhand von Belegen wie zum Beispiel Rechnungen oder Kontoauszügen.
Somit verfolgt die Buchführung grundsätzlich zwei Ziele: Das erste Ziel ist Buchführung "nach außen": Wie jeder Unternehmer ist der Onlinehändler verpflichtet, Dritte wie etwa das Finanzamt, die Bank oder weitere Kapitalgeber über die wirtschaftliche Situation der Unternehmung und insbesondere aufgetretene Gewinne oder Verluste zu informieren.

Im Handelsgesetzbuch (HGB) ist dafür die Struktur des Jahresabschlusses in Form einer Bilanz sowie einer Gewinn- und Verlustrechnung vorgegeben. Das zweite Ziel ist Buchführung "nach innen": Die Buchführung dient dem Onlinehändler aber ebenso als innerbetriebliches Instrument, mit dem man Kosten und Erlöse im Blick behält, Preise kalkuliert, Statistiken führt, Inventuren durchführt und mehr.

Am Anfang oft Einnahmeüberschussrechnung

Onlinehändler starten oftmals als Kleingewerbetreibende mit überschaubarem Umsatz. Ihren Jahresabschluss oder ihre Steuererklärung dürfen sie – vergleichbar mit Privatpersonen – in Form einer vereinfachten Buchführung in Form einer Einnahmeüberschussrechnung durchführen. Eine Einnahmeüberschussrechnung kann man sich prinzipiell wie einen klassischen Bankkontoauszug vorstellen. Es werden Einzahlungen und Auszahlungen erfasst, sodass am Ende der Aufstellung eine Summe gebildet werden kann.

Wenn doppelte Buchführung Pflicht wird

Relativ schnell aber ist der Punkt erreicht, an dem auch Onlinehändler verpflichtet sind, nach der gesetzlich für Kaufleute vorgeschriebenen Methode der "doppelten Buchführung" gemäß §238 Abs. 1 HGB buchzuführen. Die Verpflichtung kann einerseits durch die Rechtsform entstehen. OHG, KG, GmbH, AG und KGaA sind kraft ihrer Rechtsform Kaufleute gemäß §6 HGB. Andererseits kann auch für Gewerbetreibende, die keine Kaufleute sind, eine Buchführungspflicht entstehen. Eine sogenannte derivative Buchführungspflicht gemäß § 141 der Abgabenordnung leitet sich aus dem Steuerrecht ab. Die öffentliche Hand benötigt die Buchführung, um auf deren Grundlage die Steuern für das Unternehmen festsetzen zu können.

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei der doppelten Buchführung um eine Buchführungstechnik, bei der jeder Geschäftsvorfall doppelt gebucht wird. Jeder Geschäftsvorfall wird dabei einmal im sogenannten Hauptbuch erfasst, aus deren Kontenzusammensetzung die sachliche Zuordnung von Kosten und Erlösen (zum Beispiel auf einem Sachkonto namens "Umsatzerlöse mit deutschen Kunden") vorgenommen wird. Gleichzeitig wird dieser Geschäftsvorgang auch im sogenannten Journal als chronologische Aneinanderreihung aller Geschäftsvorfälle mit Kunden oder Lieferanten dargestellt.

Status des Unternehmens

Gewerbetreibende, aber auch externe Interessierte, haben damit die Möglichkeit, sich besser über den Status des Unternehmens zu informieren als mit der einfachen Einnahmeüberschussrechnung. Es kann beispielsweise die aktuelle Vermögenslage einer Unternehmung (in Form der Bilanz als Zeitpunktbetrachtung zum Stichtag X)oder die aufgetretenen Aufwände und Erträge (in Form der Gewinn- und Verlustrechnung als Zeitraumbetrachtung zum Beispiel ein Jahr) dargestellt und analysiert werden.

Auf Basis der so aufgezeichneten Geschäftsvorfälle ist der Onlinehändler, wie jeder Gewerbetreibende, am Ende des Jahres verpflichtet, eine Inventur durchzuführen und einen Jahresabschluss zu erstellen. Der abschließend in der erstellten Steuerbilanz ausgewiesene Gewinn (oder Verlust) dient dabei nicht zuletzt als Bemessungsgrundlage für die Besteuerung der Unternehmung bzw. des Unternehmers selbst.

Vorteile der Buchführung im eigenen Haus

Viele Kleingewerbetreibende haben diese scheinbar lästige Arbeit an einen Dienstleister wie beispielsweise ein Steuerbüro ausgelagert. Damit entledigt sich der Gewerbetreibende zwar womöglich unangenehmer Arbeit – gibt aber gleichzeitig möglicherweise unternehmenssteuerungsrelevante Informationen aus der Hand, die man dann nicht mehr für die Führung des Unternehmens nutzen kann. Es stellt sich somit die Frage, ob es nicht besser ist, die Buchführung "zurück" ins Haus zu holen, nicht zuletzt um der oben dargestellten Buchführung "nach innen" optimal nachkommen zu können.

Das System der doppelten Buchführung ist dabei sicher komplizierter als eine einfache Gliederung aller Einnahmen und Ausgaben in einer Tabelle. Mit heute üblicher IT-Unterstützung lässt sich diesen Herausforderungen aber relativ einfach begegnen. Diese Programme sind stark automatisiert und ermöglichen die "doppelte" Buchführung (das heißt das gleichzeitige Bebuchen von zwei, teilweise auch mehr Konten) innerhalb ein und desselben Buchungsvorgangs.

Der Wert einer professionellen Buchhaltung

Hat der Onlinehändler ständigen Zugriff auf seine Buchführungsdaten, erleichtert dies ungemein die Möglichkeiten, seine Geschäftsvorgänge abzuwickeln und dauerhaft zu überblicken:

  • Ständige Übersicht über die aktuelle Vermögens- sowie Ertragslage ("Wie steht es um mein Geschäft?")
  • Auswertungsmöglichkeiten, welche Art von Umsätzen in welcher Höhe auftreten ("Wo lohnt es sich, das Geschäft auszuweiten?")
  • Automatisierung des Forderungsmanagements (automatisch Zahlungsverzug mahnen)
  • Verwaltung von Retouren – Stornieren von Rechnungen
  • Automatische Buchung von Bankumsätzen
  • Nutzung von Abfragetools zur Erstellung von Statistiken, Übersichten etc.

Software aus der Cloud

Gründer, junge Startups und Onlinehändler mit kleineren Shops müssen nicht gleich in der Startphase viel Geld für Software auf den Tisch legen. Sie können Buchhaltungssoftware digital nutzen – aus der Cloud heraus. So wie das mit Filmen, Musik und eigenen Dateien funktioniert, die man dort nutzt. Die Kosten sind niedrig und fallen nicht auf einmal, sondern regelmäßig an, wie ein Abo. Man kann bequem den Nutzen der professionellen Buchhaltung für die eigene Firma testen. Die Software lässt sich dynamisch an den Bedarf anpassen.

Beim richtigen IT-Anbieter sind diese Daten garantiert sicherer als auf jedem PC oder in jedem Regal voll Ordnern. Der Vorteil von Daten im Internet ist: Sie bleiben auf dem Server des Cloud-Anbieters und können nicht verloren gehen durch Virenbefall, Rechnerabsturz, Einbruch etc. Damit sie aber wirklich so sicher sind, muss man den Cloud-Anbieter aber genau unter die Lupe nehmen. Ist der Anbieter verlässlich? Hat er ein eigenes Data Center, vertrauen ihm viele Unternehmen, auch große Namen?

Mit der passenden Software in der Public Cloud können kleine Unternehmen mit minimalen Kosten größer werden. Gerade weil es dadurch so einfach ist, sich dadurch auf Ihr Geschäft zu konzentrieren und alle Zahlen im Blick zu behalten.

Dr. Daniel Burmeister ist Projektleiter Controlling und Korvin Lemke Cloud Consultant bei dem ERP-Software-Hersteller Comarch in Dresden