Auch Deutschland zählt zu Problemländern – Zwei Umfragen zeigen jetzt die Verbreitung der elektronischen Rechnung.
Wenn die neue EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnung im Herbst in Kraft tritt, müssen einige Unternehmen nachbessern. Auch Deutschland gehört zu den Ländern, in denen Firmen bei Invoicing am häufigsten mit Compliance-Problemen kämpfen. Den Status-Quo zeigen zwei neue Studien, darunter eine internationale Erhebung sowie eine Studie zu E-Invoicing bei Deutschlands Top-700-Unternehmen von Comarch und Fraunhofer, welche im Juli in mehreren Veranstaltungen vorgestellt wird.
Ab 27. November 2018 gilt die „Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ auch in Deutschland für Bundesministerien und Verfassungsorgane. Ein Jahr später werden alle weiteren öffentlichen Auftraggeber des Bundes die elektronische Rechnung von ihren Geschäftspartnern verlangen. Die erwarteten Einsparungen werden auf vier bis neun Milliarden Euro pro Jahr beziffert. Davon betroffen sind alle Unternehmen, welche bereits jetzt mit dem Bund Rechnungen austauschen oder sich an zukünftigen Ausschreibungen beteiligen wollen. Damit erhält die Digitalisierung des Rechnungswesens EU-weit neuen Schub.
Angesichts dieser länderübergreifenden Entwicklung hat Comarch zusammen mit den Forschungsinstituten Fraunhofer IAO und Sharedserviceslink zwei Studien durchgeführt, die ein Licht auf die E-Invoicing-Nutzung in Deutschland und der EU werfen. In der Studie „PAPIERLOSES BÜRO UND E-INVOICING IN DEUTSCHLANDS TOP-700-UNTERNEHMEN“ wurden 200 von Deutschlands Top700 größten Unternehmen zu ihrem Digitalisierungsstand im Rechnungswesen befragt. Es wurde z.B. ermittelt, wie viele Firmen bereits papierlos bei Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind. Dabei wurden folgende Fragen gestellt: Was hat sich verbessert und was nicht? Wann wurde auf E-Rechnung umgestellt? Warum wurde noch nicht umgestellt? Welche Formate und Kanäle werden in welchem Mix genutzt? Wie viele Rechnungen, welcher Umfang, Zahl der Geschäftspartner? Wie umfangreich sind diese Rechnungen? Welche Lösung wird jetzt eingesetzt, welche vorher? Gibt es einen Workflow für Eingangsrechnungen? Läuft die Rechnungsbearbeitung zentral oder dezentral?
Rund ein Drittel von Deutschlands Top Unternehmen gab auch Auskunft, was die Gründe oder die Hindernisse sind, ein elektronisches System zur Rechnungsverarbeitung einzuführen. Davon benannten 15% ganz konkret, derzeit keine Ressourcen für den Auswahlprozess zu haben, während die Mehrheit (64%) sonstige Gründe und Haupthindernisse ins Feld führten. Die Hälfte dieser Unternehmen (48%) glaubt, dass die Geschäftspartner noch nicht soweit sind und damit auch die Erwartungen durch eine Systemunterstützung nicht erfüllt werden können.
Insgesamt äußerten sich zwei Drittel der befragten Top-Firmen zum Softwareeinsatz, davon erklärten 59%, dass hier alle ihre Erwartungen erfüllt wurden. Die Anzahl der Unternehmen, die ihr erstes Produkt abgelöst haben, zeigt aber auch, dass es auch bei bestehenden Lösungen zu entsprechenden Erneuerungen kommt und dass das Thema aus Systemsicht heraus auch in den nächsten Jahren nicht zu vernachlässigen ist.
Einen weiteren großen Impuls wird das Thema Geschäftspartner geben, denn wenn hier die Mehrzahl der Unternehmen und Organisationen soweit sind, dass sich ein Einsatz einer Software anbietet, dann wird die Thematik ebenfalls an Fahrt gewinnen und auch die Geschäftspartner werden animiert, ihren E-Invoicing Prozess zu digitalisieren. Dadurch wird eine unternehmensübergreifende Durchgängigkeit erzielt, was auch zu einem Wettbewerbsvorteil führt. Die Rahmenbedingungen, wie z.B. die E-Rechnungsverordnung, sprechen dafür, dass dies in absehbarer Zeit passieren wird. Deutschlands größte Firmen zeigen ihre Rechnungsprozesse
Die Befragung richtete sich an Mitarbeiter von Unternehmen und Organisationen im deutschsprachigen Raum. Es wurden Buchhaltungsleiter, kaufmännische Direktoren, Rechnungswesensleiter oder CFO (Chief Financial Offcers) befragt. 15% der teilnehmenden Unternehmen und Organisationen hatten mehr als 25.000 Mitarbeiter, 20% eine Mitarbeiterzahl zwischen 10.001 und 25.000. 57% hatten schließlich bis zu 10.000 Mitarbeiter, 8% bis zu 1.000 Mitarbeitern. Bei der Betrachtung der Größe des Rechnungsvolumens antworteten
38% der Befragten direkt, dass sie mehr als 5.000 Rechnungen pro Woche verarbeiten, 49% der Befragten beziffern ihr Rechnungsvolumen auf mehr als 260.000 Rechnungen pro Jahr.
Ein Drittel der befragten Unternehmen verfügte zudem über mehr als 10.000 Geschäftspartner, ein weiteres Drittel nannte zwischen 1.000 und 5.000 Geschäftspartner.
Mit einem besonders hohen Rechnungsvolumen kämpfen dabei die Branchen Handel und Industrie, mit deutlichem Abstand gefolgt von Versorgung und Dienstleistung.
Die Studien weisen also nicht nur auf den derzeitigen Status-Quo der E-Rechnung hin, sondern zeigen auch, wie die nahe Zukunft der digitalen Rechnung in Deutschland und Europa aussehen wird.
Bei Interesse gibt es hier die Informationen für das Webinar zur Fraunhofer-Studie.
