Die Erwartungen an Digitalisierung im Rechnungsprozess sind hoch. Eine aktuelle Studie unter Deutschlands Top-700 Unternehmen zeigt auf, welche Chancen in der Transformation des Invoicing-Prozesses liegen.

In jedem Großunternehmen oder Konzern werden monatlich Hunderte oder Tausende papiergebundener Rechnungen verarbeitet. Verloren gegangene Dokumente, falsche oder fehlende Informationen, mangelnde Übereinstimmung mit anderen Geschäftsdokumenten oder Dokumente, die nicht den geltenden gesetzlichen Vorgaben entsprechen, sind nur einige der Herausforderungen vieler Controlling- und Finanzbuchhaltungsabteilungen. Dementsprechend hoch sind die Erwartungen, wenn der Rechnungsprozess digitalisiert werden soll.

Ist ein Unternehmen erst einmal an dem oben beschriebenen Punkt angelangt, nämlich dass die Menge der Rechnungen und der Geschäftspartner nicht mehr sinnvoll „manuell“ gebändigt werden kann, dann führt der Weg früher oder später hin zu einer Umstellung auf elektronische Rechnungsverarbeitung bzw. den Einsatz einer Rechnungssoftware, welche den elektronischen Rechnungsversand und alle damit einhergehenden Prozesse deutlich optimiert. Zudem stehen für die kommenden Jahre EU-Direktiven an, welche dazu führen werden, dass über 300.000 Organisationen der öffentlichen Hand bereit für E-Invoicing und E-Procurement werden. Unternehmen, welche in Deutschland mit Organisationen des Bundes Geschäfte machen, werden davon in 2020 ebenfalls betroffen.

Angesichts dieser Entwicklung hat das Softwareunternehmen Comarch zusammen mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO eine Studie durchgeführt, die ein Licht auf die E-Invoicing-Nutzung in Deutschland wirft. Unter dem Titel „PAPIERLOSES BÜRO UND E-INVOICING IN DEUTSCHLANDS TOP-700-UNTERNEHMEN“ wurden 200 von Deutschlands Top700 größten Unternehmen zu ihrem Digitalisierungsstand im Rechnungswesen befragt. Es wurde z.B. ermittelt, wie viele Firmen bereits papierlos bei Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind. Außerdem wurde gefragt: Was hat sich verbessert und was nicht? Wann wurde auf E-Rechnung umgestellt? Beziehungsweise warum wurde noch nicht umgestellt? Welche Formate und Kanäle werden in welchem Mix genutzt? Wie viele Rechnungen, welcher Umfang, Zahl der Geschäftspartner? Wie umfangreich sind diese Rechnungen? Welche Lösung wird jetzt eingesetzt, welche vorher?
 Die Studie von Comarch und Fraunhofer IAO untersucht die Zufriedenheit mit E-Invoicing
© Comarch
Die Studie von Comarch und Fraunhofer IAO untersucht die Zufriedenheit mit E-Invoicing
Nach der Einführung: So bewerten Top-Firmen E-Invoicing
In der Umfrage gab es 137 Firmen, die bereits teilweise oder komplett auf einen softwaregestützten, automatisierten Rechnungsworkflow umgestellt hatten. Nach den Verbesserungen gefragt, gab eine große Mehrheit davon (86 von 137/ also 63%) die Zeitersparnis im Rechnungsworkflow an, die man durch die Umstellung erreicht habe. Als zweithäufigste Verbesserung wurde die gewonnene Transparenz genannt (82 / 60%), dicht gefolgt von Kostenersparnissen (73 / 53%). Eine Mehrfachnennung war möglich und fast alle Unternehmen gaben gleich mehrere Vorteile an. 59% bestätigten zudem, dass alle ihre Erwartungen nach der Einführung erfüllt wurden.
Die Studie: Ein Blick in Deutschlands größte Rechnungsbüros
Comarch führte die Studie „Papierloses Büro und E-Invoicing in Deutschlands Top-700-Unternehmen“ zusammen mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation unter Deutschlands 700 größten Unternehmen durch. Die Befragung richtete sich an Mitarbeiter von Unternehmen und Organisationen im deutschsprachigen Raum. Es wurden Buchhaltungsleiter, kaufmännische Direktoren, Rechnungswesensleiter oder CFO (Chief Financial Offcers) befragt. 15% der teilnehmenden Unternehmen und Organisationen hatten mehr als 25.000 Mitarbeiter, 20% eine Mitarbeiterzahl zwischen 10.001 und 25.000. 57% hatten schließlich bis zu 10.000 Mitarbeiter, 8% bis zu 1.000 Mitarbeitern. Bei der Betrachtung der Größe des Rechnungsvolumens antworteten 38% der Befragten direkt, dass sie mehr als 5.000 Rechnungen pro Woche verarbeiten, 49% der Befragten beziffern ihr Rechnungsvolumen auf mehr als 260.000 Rechnungen pro Jahr. Ein Drittel der befragten Unternehmen verfügte zudem über mehr als 10.000 Geschäftspartner, ein weiteres Drittel nannte zwischen 1.000 und 5.000 Geschäftspartner.
Mit einem besonders hohen Rechnungsvolumen kämpfen dabei die Branchen Handel und Industrie, mit deutlichem Abstand gefolgt von Versorgung und Dienstleistung.
Auszug aus den Studienergebnissen
© Comarch
Auszug aus den Studienergebnissen
Die Studie weist also nicht nur auf den derzeitigen Status-Quo der E-Rechnung hin, sondern zeigt auch, wie die nahe Zukunft der digitalen Rechnung in Deutschland und Europa aussehen wird.
Bei Interesse geht es sie hier zum Download. Zusätzlich steht ein Webcast zur Studie zur Verfügung, der am 05.12.2018 mit der Studienautorin aufgenommen wurde.