Von der effizienten Auslastung bis zum sinnvollen Engagement von Experten – nützliche Tipps zur Steuerung der Fahrzeugflotte. Das spart ordentlich Geld beim Flottenmanagement.
Die Anforderungen an einen Fuhrparkmanager sind vielfältig. Doch schon wer die Aufgabe neu übernimmt oder die zehn, zwanzig Fahrzeuge des Unternehmens bislang nur so „nebenbei“ verwaltet hat, kann mit Grundkenntnissen einiges an Geld sparen. Hier nützliche Tipps zur Flottensteuerung.
Software entlastet und spart Geld
Eine effiziente Auslastung der Fahrzeuge gehört zu den Hauptaufgaben eines Fuhrparkmanagers – gut, wenn dabei auch noch Kosten eingespart werden können. Dabei gilt es, jederzeit die Übersicht über wichtige Termine wie die nächste Hauptuntersuchung (HU) im Auge zu behalten. Auch hilft eine permanente, transparente Übersicht über alle Kosten durch sorgfältige Erfassung und Pflege aller Rechnungen. Schließlich gilt es, mögliche Einsparpotenziale zu entdecken und sie auch zu nutzen.Mithilfe spezieller, flexibel anpassbarer Software können Abläufe und Leistungen erfasst werden, um volle Kostenkontrolle im eigenen Haus zu behalten.
Zum Aufgabenportfolio eines gewissenhaft arbeitenden Managers gehört daneben, entsprechende Kilometerstände und Laufleistungen jedes einzelnen Fahrzeugs beim Controlling penibel und regelmäßig zu erfassen. Denn wenn etwa die Laufleistung eines der geleasten Fahrzeuge viel höher als taxiert ausfällt, können dem Unternehmen besonders unliebsame, weil nicht einkalkulierte Nachzahlungen ins Haus stehen. Spezifische, am Markt erhältliche Software kann gerade in größeren Betrieben dazu beitragen, dem verantwortlichen Mitarbeiter die Arbeit zu erleichtern.
Kraftstoffverbrauch im Griff und mit Tankkarten sparen
Dabei sollten Kilometerstände und Kraftstoffverbräuche exakt und umfassend durch den Einsatz von Tankkarten erfasst und im Kostenbestand jederzeit transparent eingepflegt werden. Darüber hinaus lassen sich Spritkosten dadurch sparen, dass an vielen Tankstellen mit Tankkarten bundesweit nicht nur günstiger getankt, sondern an häufig angesteuerten Stammtankstellen noch zusätzliche Rabatte von ein bis zwei Cent pro getanktem Liter Kraftstoff ausgehandelt werden. Je mehr getankt wird, umso mehr kann sich natürlich ein Preisnachlass lohnen. Dazu muss jedoch eine Tankkarte jeweils auch nur in Verbindung eines bestimmten Fahrzeugs stehen, um exakte Kostenkontrolle aufrecht zu erhalten.Die tägliche Verwendung von Tankkarten stellt zudem ein wichtiges Instrument dar, um hohe Fuhrpark-Transparenz im Unternehmen zu gewährleisten und die Zettel- und Belegflut einzudämmen. Bürokratischer Mehraufwand kostet Zeit und Geld, und kann durch Tankkarten reduziert werden, indem alle steuerrechtlich relevanten Daten durch deutlich verringerte Papierlast in der Buchhaltung schneller und direkter an das Finanzamt weitergeschickt werden können.
Kennzeichen online ordern
Einsparpotenziale erschließen sich dem Fuhrparkmanager auch durch Online-Order der Fahrzeug-Kennzeichen. Kfz-Kennzeichen im Netz bestellen, heißt, eine Ersparnis von bis zu 70 Prozent gegenüber der Prägestelle einer Zulassungsbehörde zu erwirtschaften. Zusätzlich können Unternehmen von der enormen Zeitersparnis profitieren. Auch lässt sich bequem zwischen den verschiedenen Abmessungen eine Auswahl treffen und Menge wie Kennzeichenart mit einem Klick bestimmen.Einige Portale bieten in dem Segment zusätzlichen Express-Service an, der die Schilder bereits am nächsten Werktag ausliefert. Zumindest kann der Versand der gekauften Kennzeichen zumeist innerhalb von drei Werktagen geregelt werden, die Wartezeit vor Ort entfällt.
Sparen mit mobilem Reifenservice
Die nächste Reifenwechselsaison kommt bestimmt: Um die Effizienz im Fuhrparkalltag zusätzlich zu erhöhen, bietet sich etwa auch ein mobiler Reifenservice an, bei dem der Dienstleister zum Unternehmen kommt, um die Fahrzeugflotte reifentechnisch auf den neuesten Stand zu bringen. Statt wie früher die Werkstatt oder den Kundendienst des Vertrauens vor Ort aufsuchen zu müssen, und dabei wertvolle Ressourcen wie Zeit und Geld zu investieren, bieten immer mehr Startups mobile Reifenwechsel quasi vor der eigenen Haustür an. Die Terminvergabe läuft über einen Onlinekalender auf der Internetseite der Reifenwechsler. Im Schnitt sparen die Kunden ein bis zwei Stunden, wenn sie den mobilen Service beauftragen. Bei einem Fuhrpark von 20 Fahrzeugen kommen laut Insider-Schätzungen so pro Wechselsaison 38 Stunden zusammen, die im Betrieb eingespart und anderweitig genutzt werden können.Vergabe des Fuhrparkmanagements
Die Option, eigene Ressourcen durch Fuhrparkmanagementvergabe an professionelle Dritte zu schonen, kann sich gerade in vielen kleinen und mittleren Betrieben auszahlen. Dort, wo das Fuhrparkmanagement traditionell im Bereich der Geschäftsführung angesiedelt ist, werden die Fahrzeuge in der Regel noch vom Chef persönlich ausgesucht, die Tankquittungen von der Sekretärin abgeheftet und die Autos wie seit jeher immer beim gleichen Autohändler geleast. Damit Mitarbeiter entlastet werden und mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung haben, positionieren sich zunehmend Full-Service-Anbieter am Markt, die vor allem mittelständische Betriebe als Zielgruppe im Blick haben. Dabei finanzieren sich einige der Dienstleister über Reparaturservice und die Vermittlung von Neufahrzeugen selbst und bieten alles rund um das Fuhrparkmanagement nicht nur aus einer Hand, sondern als Service für den jeweiligen Betrieb kostenfrei – für Unternehmen eine äußerst gewinnbringende Option.Im Bereich der kleinen Flotten von ein paar Fahrzeugen erscheint es lohnenswert, sich auf eine Automarke und einen Autohändler zu fixieren, da sich bereits ab fünf Fahrzeugen aufwärts bei vielen Händlern lukrative Großkundenkonditionen aushandeln lassen. Bei größeren Flotten ist es ratsam, externe Fuhrparkmanager mit ins Boot zu nehmen, da sie auf Grund des von ihnen verwalteten Fahrzeugportfolios über eine stärkere Verhandlungsposition verfügen und in Folge günstigere Konditionen bei Kauf, Leasing, Reparaturen und auch Versicherungen für das Unternehmen aushandeln können.
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