Kein Porto, kein Druck und Papier, kaum Versandaufwand: Der elektronische Rechnungsaustausch vermeidet unnötige Kosten.

Bei warenwirtschaftlichen Prozessen sind heute fast alle Handelsbetriebe via EDI (Electronic Data Interchange) mit ihren Lieferanten vernetzt. "Nur jedes zehnte von uns befragte Unter-nehmen outet sich heute noch als EDI-Verweigerer", berichtet Cetin Acar, Projektleiter beim EHI Retail Institute in Köln. Im übrigen Geschäftsverkehr wird meist noch traditionell faktu-riert. Doch auch da macht es Sinn, Rechnungen, verbindliche Bestellungen und andere zu signierende Dokumente elektronisch zu versenden.

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist relativ preiswert und technisch problemlos. Allerdings gilt es, die gesetzlichen Vorschriften zu beachten. Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (UStG §14 Abs. 1). Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes müssen gewährleistet sein. Außerdem müssen E-Rechnungen revisionssicher für zehn Jahre elektronisch archiviert werden (UStG §14b).

Einstieg in die E-Rechnung

Empfang. Um E-Rechnungen annehmen zu können, benötigt der Unternehmer lediglich eine Software zur Prüfung der elektronischen Signatur. Die gibt es kostenlos im Internet.

Versand. Um eine elektronische Faktura qualifiziert elektronisch zu signieren, damit diese vom Finanzamt akzeptiert wird, braucht der Unternehmer eine Signaturkarte, ein Lesegerät sowie eine entsprechende Software. Alles zusammen ist bereits für rund 200 Euro zu be-kommen .

Rundum-Paket. Über den Steuerberater können die Betriebe den Service "DATEV Unternehmen online" nutzen. Kernstück dieser Lösung ist die digitale Belegverwaltung. Die erstellten Ausgangsrechnungen werden online in die Belegverwaltung übermittelt, dort automatisch signiert und archiviert.

Per E-Mail werden diese dann an den Rechnungsempfänger versandt. Ebenso einfach funktioniert es bei eingehenden elektronischen Rechnungen. Die Signaturprüfung wird automatisch im DATEV-Rechenzentrum durchgeführt, und Rechnung, Signatur und Prüfprotokoll werden dort gesetzeskonform archiviert. Die Datev hat ausgerechnet, dass sich das Modul rentiert, wenn monatlich Eingangsrechnungen in einem Gesamtvolumen von mehr als 70 Euro anfallen.

Klaus Manz