Wie sich eine Vertriebsmannschaft im Feld steuern lässt
LocationCinema ist ein Event-Management-Unternehmen mit Hauptsitz in Frankfurt, das Kinos für Firmenveranstaltungen vermietet. Das Konzept hat Kai Lauterbach entwickelt, der zuvor viele Jahre für die CineStar/UFA-Gruppe, dem größten Kinobetreiber in Deutschland, tätig war. LocationCinema, gegründet im Mai 2003, bietet einen kompletten Event-Management-Service vom Catering bis zur Unterhaltung und vertritt als Agentur mehr als 600 deutsche Kinos mit Sälen zwischen 100 und 600 Sitzen.
Die anfängliche Herausforderung für Lauterbach war, sein Geschäft innerhalb von kürzester Zeit bundesweit zu etablieren. Er stellte zunächst ein Netzwerk von lokalen Vertriebsmitarbeitern in den großen Städten an. "Diese Vertriebsleute mussten einfach vor Ort sitzen und nicht im Headquarter. Also war mein Problem: Wie leite ich das Team? Wie weiß ich, woran sie arbeiten, ohne Zeit in endlosen Telefonkonferenzen zu verschwenden?"
Zudem wurde Lauterbach klar, dass er die Kontaktdaten zentral speichern musste, die seine Vertriebsmitarbeiter sammelten. "Es war wenig hilfreich, Informationen über potenzielle Kunden isoliert auf einzelnen Laptops oder auf einer Visitenkarte in einer Anzugtasche zu haben."
Lauterbach sah, dass er ein CRM (Customer Relationship Management)-System benötigte. Er zog zunächst ein Client/Server-basiertes CRM-System in Betracht, verwarf die Idee dann aber angesichts der hohen Kosten, der IT-Komplexität und der mangelnden Flexibilität. "Wir wachsen unheimlich schnell", erklärt der Firmengründer. "Unsere Prozesse müssen sich mit unserer Entwicklung ändern können. Daher machten uns die Beschränkungen Sorgen, die ein Client/Server-System vorgibt." Zudem konnte Lauterbach es sich nicht leisten, drei Monate oder mehr zu warten, bis eine traditionelle Applikation implementiert sein würde.
Lauterbach schreckten auch die Software- und Infrastruktur-Kosten ab, die die Synchronisierung von Informationen mit dem weit verteilten Team mit sich bringen würde.
Lauterbach hatte von einer Internet-basierten CRM-Lösung gehört, bei der der Service auf Abruf, sprich "On-Demand", für eine monatliche Abonnement-Gebühr pro Nutzer zur Verfügung gestellt wird. Durch eine Recherche im Internet stieß er auf Salesforce.com.
Salesforce.com gehört zu den weltweit führenden Anbietern von On-Demand-CRM mit 13.000 Kunden und 214.000 zahlenden Anwendern, die den Service in elf verschiedenen Sprachen nutzen. Salesforce.com liefert On-Demand-CRM auf Unternehmensniveau für eine monatliche Abonnement-Gebühr pro Nutzer. Dadurch, dass Salesforce.com seine Applikation als On-Demand-Web Service anbietet, entfällt die Notwendigkeit, Hardware, Software und Netzwerkkomponenten zu kaufen, zu installieren oder zu pflegen.
"Einer der großen Vorteile von Salesforce.com ist, dass der Service so erschwinglich ist", sagt Lauterbach. "Wir mussten nicht vorab Geld in Hardware, Software oder Beratung stecken. Somit gibt es keine Risiken - anders als bei traditionellen IT-Applikationen." LocationCinema entschied sich für die Professional Edition von salesforce.com, die 70 Euro pro Nutzer und Monat kostet.
Lauterbach betont, dass es entscheidend ist, bereinigte Daten in das neue System einzugeben. "Ich habe einen Mitarbeiter für die Datenbereiningung abgestellt, der dafür etwa zehn bis 15 Tage benötigte. Nachdem das erledigt war, ließ sich Salesforce.com in weniger als einer Woche implementieren."
Salesforce.com ist nun das zentrale Informationssystem für das Unternehmen. Alle Stationen des Vertriebsprozesses vom ersten Kontakt über ein Angebot bis hin zum Vertrag und der Umsetzung werden in das System eingegeben und zentral gespeichert. "Wir können jetzt die Daten dezentral eingeben und zentral in Salesforce.com ablegen", sagt Lauterbach. "Das spart uns etwa 1.000 E-Mails pro Monat."
Die Vertriebsleute geben ihre Daten jetzt als Teil ihrer täglichen Arbeit in Salesforce.com ein, so dass sie keine Zeit mehr darauf verwenden müssen, Wochenberichte zu erstellen. Denn alle Informationen sind sofort im Headquarter verfügbar und Berichte können per Mausklick angefordert werden. Damit ist für Lauterbach direkt ersichtlich, wie sich der Umsatz entwickelt. "Früher mussten meine Mitarbeiter Excel-Tabellen zusammenstellen, die sie dann nach Frankfurt schickten, um sie mit anderen Informationen zu konsolidieren. Bis das erledigt war, waren die Daten bereits veraltet. Jetzt habe ich eine Echtzeit-Ansicht der Umsatzprognosen."
Lauterbach schätzt, dass der Einsatz von Salesforce.com die Zeit für Vertriebsaktivitäten um 15 Prozent gesteigert hat. "Wir haben die Administrationszeit gekappt, wodurch unsere Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit mit potenziellen und bestehenden Kunden verbringen können."
Das System hilft Lauterbach zudem, sein verstreutes Team zu leiten und alle auf demselben Informationsstand zu halten, was die etwa 50 Veranstaltungen betrifft, die LocationCinema pro Monat organisiert.
Das Internet-basierte Modell bedeutet, dass Lauterbach überall auf diese Informationen zugreifen kann. "Ich muss zugeben, dass ich mich sogar in meinem Urlaub in Kroatien kurz eingeloggt habe, um den Stand der Dinge im Geschäft zu prüfen." Wenn UMTS flächendeckend in Deutschland verfügbar ist, ist es für Lauterbach denkbar, dass LocationCinema seine Daten mit hohen Transferraten über mobile Geräte wie Handys und PDAs bearbeitet.
Lauterbach beeindruckt besonders, wie einfach sich Salesforce.com nutzen lässt. "Ich bin kein IT-Profi, aber selbst ich kann Salesforce.com einfach so konfigurieren, wie wir es benötigen", erklärt er. "Salesforce.com liefert mehr als genug Funktionalitäten und kostenlose Upgrades. Diese Flexibilität ist für uns wichtig, wenn wir wachsen und uns weiterentwickeln."
Lauterbach fährt fort: "Seit der Einführung von Salesforce.com sind unsere Vertriebszahlen um 35 Prozent gewachsen. salesforce.com hilft uns, dieses Wachstum zu steuern. Wir können mit der Lösung alle Aktivitäten nachverfolgen und so den Kundenservice maximieren und Informationen firmenweit austauschen. Wir haben anfangs nach einem Customer Relationship Management-System gesucht - und haben etwas gefunden, das darüber hinaus geht und uns hilft, das Unternehmen zu steuern." (KC)
