Selbst wer nur einen einzigen Van hat, diesen aber on-demand rund um die Uhr Dritten überlassen möchte, wird einer digitalen Lösung zum Management der Buchungen etwas abgewinnen können. In komplexen Strukturen mit mehreren Fahrzeugen und vielen Zugriffsberechtigten öffnen sich mit digitalen Hilfsmitteln für Flottenmanagement und Tourenplanung erst recht vielfältige Möglichkeiten für mehr Effizienz.

 Mit entsprechenden digitalen Services/Lösungen können Mobilitäts- und Transportanbieter Nutzung, Betrieb, Service-Abrechnung und Wartung ihrer Fahrzeuge umfassend planen, begleiten und überwachen. Eine derartige Software-Lösung ist Van2Share. Sie vernetzt Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge auf einer Plattform und soll dazu beitragen, die Steuerung der Flotte zu optimieren.

Und dies unabhängig von der Marke, denn Mercedes-Benz Vans bietet Van2Share als Software-as-a-Service an. Das Unternehmen betreibt die Software und die nötige IT-Infrastruktur, der Kunde nutzt diese als Dienstleistung, wobei er zusätzliche Services in Anspruch nehmen kann. Mercedes betont, dass sich die Lösung unkompliziert auch in Bestandsfahrzeugen nachrüsten lasse, hierzu sei es lediglich erforderlich, eine Hardwarekomponente einzubauen, um die Konnektivität herzustellen. So könnten Flotten aus neuen und älteren Fahrzeugen mit Van2Share intelligent verknüpft und die gesamte Flotte mit einer Lösung verwaltet werden.

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Drei Variablen bestimmen die Nutzung von Vans in auf Dienstleistungen ausgerichteten Flotten: die Buchungen der Kunden, die zur entsprechenden Abarbeitung erforderlichen Fahrzeuge sowie die hierzu benötigten Fahrer. Unter den Features, die ein Paket zur Optimierung der Flottensteuerung umfasst, sind vor diesem Hintergrund sicherlich all jene am interessantesten, die zu einer effizienten Tourenplanung beitragen. Hierzu zählt Van2Share Labeling, Schichtplanung, mobile Buchungsverwaltung, Buchungsliste und ein automatisiertes Buchungssystem.

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Labeling ermöglicht dem Flottenmanager, Fahrzeuge und Fahrer anhand ihrer jeweiligen Eigenschaften zu gruppieren; diese „Label“ werden dann später automatisch berücksichtigt. 

Es ist möglich, Buchungen mobil in der App anzulegen, zu ändern und zu stornieren, auch Fahrer und Fahrzeuge können flexibel geändert werden. Flottensteuerung ist jederzeit und überall möglich, ein Überblick über die aktuelle Situation unabhängig von Büropräsenz immer gewährleistet.

Dashboard für das Flottenmanagement

Je mehr Aufträge abzuarbeiten sind, je größer der Fuhrpark ist, umso komplexer wird die Planung. Das Schichtplanungssystem hilft, umfangreiche Anforderungslisten anzulegen und den Bedarf der kommenden Tage oder Wochen zu definieren. Fahrzeuge und Fahrer lassen sich einer Schicht zuweisen. Als Plattform basierte Lösung kombiniert Van2Share von Ride- und Carsharing bekannte Funktionalitäten. So ist es einerseits möglich, Fahrer über anstehende Schichten zu informieren, die diese dann im System annehmen und ablehnen können. Andererseits kann auch ein vordefinierter Schichtplan hochgeladen werden, die Disposition wird dann automatisch vom System vorgenommen. Mit dem automatisierten Buchungssystem kann auf Basis der verfügbaren Fahrer automatisch ein Buchungsplan erstellt werden.

Natürlich werden in einem derartigen digitalen System alle relevanten Informationen über bevorstehende und vergangene Fahrten gespeichert. Mit der Buchungsliste erhalten Disponent und Geschäftsführung einen detaillierten Überblick über alle Buchungen, deren Zeitraum, Fahrer und Fahrzeuge. Alle Daten werden auf einem Dashboard für das Flottenmanagement zusammengefasst. Anzahl, Art und Status der Buchungen sowie verspätete Fahrten können einfach nachvollzogen werden.

Carsharing und Carpooling

Neben der Verarbeitung der Rahmendaten sind für eine Optimierung der Prozesse die Erfassung und Analyse der operativen Daten erforderlich. Auch hier stellt Van2Share nach Angabe von Mercedes-Benz Vans die erforderlichen Tools bereit für GPS Ortung und Tracking, Diebstahlüberwachung und Geo Fence sowie für Telematik-Daten.

Die App bietet reichlich Feature für effizientes Fuhrpark- und Fahrermanagement.
© Mercedes-Benz AG
Die App bietet reichlich Feature für effizientes Fuhrpark- und Fahrermanagement.
Gerade bei Carsharing und Carpooling, wo zahlreiche potentiellen Nutzer Zugriff haben oder denen Zugriff gewährt werden kann, ist es wichtig, immer zu wissen, wo das benötigte oder genutzte Fahrzeug gerade ist. Hierzu bedarf es GPS Ortung und Tracking.
Alle Informationen werden archiviert und sind damit jederzeit abrufbar. Bei regelmäßigem Abgleich von geplanter und gefahrener Route kann die Routenplanung optimiert werden. In diesen Kontext fällt auch die Diebstahlüberwachung: Dank vordefinierter Parameter wird laut Mercedes erkannt, ob es sich bei einer Aktivität um einen vermutlichen Diebstahlversuch handelt. Zuvor festgelegte Mitarbeiter können dann unmittelbar über die App benachrichtigt werden und abklären, ob es sich tatsächlich um einen Diebstahl handelt. Alle Vorgänge werden im System automatisch dokumentiert.

Ebenfalls Teil der Monitoring-Möglichkeiten ist Geo Fence, eine Funktion im Bereich des Flottenmanagements, mit der ein virtueller geografischer Umkreis definiert werden kann. Sobald Fahrzeuge diesen Bereich betreten oder verlassen, wird das Management entsprechend informiert.

Nicht nur Daten über das "Wo" der jeweiligen Fahrzeuge werden in Echtzeit bereitgestellt, auf dem individualisierbaren Dashboard werden darüber hinaus die wichtigsten technischen Flottenkennzahlen aggregiert – auf diese Weise hat der Kreis der Verantwortlichen stets einen umfassenden Überblick, unter anderem auch über anstehende Servicetermine.

Soweit die Theorie.
Und wie sieht es in der Praxis aus?

Laut Mercedes-Benz Vans nutzt der On-Demand-Ridesharing-Anbieter ViaVan das Angebot von Van2Share im Bereich der Personenbeförderung. Das von Mercedes-Benz Vans und dem amerikanischen Startup Via gegründete Joint Venture ist unter anderem in London, Amsterdam und Berlin aktiv. In der Hauptstadtbetreibt das junge Unternehmen gemeinsam mit der Berliner Verkehrsgesellschaft (BVG) den „BerlKönig“, ein innovatives On-Demand Public Transit-Angebot als Ergänzung zum öffentlichen Personennahverkehr. Rund 160 mit Van2Share  ausgestattete Fahrzeuge sind hierfür in Berlin unterwegs.

Flottenmanagement für die Berliner Tafel

Eine effiziente Schichtplanung, weniger Aufwand im Schlüsselmanagement sowie die vereinfachte Dokumentation von etwaigen Fahrzeugschäden würden die täglichen Abläufe erleichtern.

Ein zweites Kundenbeispiel aus dem Logistik-Bereich ist die Berliner Tafel.  

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  Der gemeinnützige Verein unterstützt bedürftige Menschen und beliefert hierfür pro Monat rund 300 verschiedene soziale Einrichtungen innerhalb der Stadtgrenzen Berlins mit bis zu 660 Tonnen frischen Nahrungsmitteln. Da sich Mengen und Abholorte täglich ändern, ist dies eine logistische Herausforderung. Van2Share unterstützt den Verein mit der Bereitstellung von 16 Connected Vans und dem Courier Assist Flottenmanagement. Durch die digitale Vernetzung können die Fahrzeuge von den Fahrern geteilt genutzt werden.

Die Möglichkeit , ein Fahrzeug schlüssellos mittels App übernehmen zu können, macht das Prinzip des Teilens erst richtig flexibel – die Nutzung kann standortunabhängig erfolgen. Hersteller wie Volvo und Plattformen wie Amazon testen die Möglichkeiten, Fahrzeuge für die Zustellung von Paketen per App zu öffnen und nach Lieferung wieder sicher zu verschließen.

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