Digitalisierung hängt auch von Software ab. Eine Sonderrolle nimmt ein System ein, mit dem Handelsunternehmen das Geschäft steuern und einfach besser planen.

Einkauf, Buchhaltung, Kassensysteme, Personaleinsatzplanung, Webshop: Das Unternehmensuniversum eines Händlers besteht aus den unterschiedlichsten Prozessen und einem stark wachsendem Datenvolumen. Das lässt sich irgendwann nicht mehr mit Excel-Tabellen und rudimentären Softwarelösungen steuern. Organisiert werden können die verschiedenen Systeme über eine sogenannte ERP-Software.

Die Abkürzung steht für „Enterprise Resource Planning“ und bedeutet übersetzt in etwa Planung und Organisation der Mittel oder eben Ressourcen in einem Unternehmen. „Die Digitalisierung ermöglicht die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle. ERP-Systeme als Bestandteil der modernen Unternehmensführung unterstützen und beschleunigen diesen Prozess“, erläutert Frank Termer, Bereichsleiter Software beim Digitalverband Bitkom.
Damit einher gehe eine Erweiterung des Blickwinkels: Von der planenden und steuernden Aufgabe zu strategischen Aufgabenstellungen wie Planung und Simulation künftiger Szenarien, Analyse der laufenden Geschäftsprozesse und nicht zuletzt die Kommunikation mit Partnern im gesamten Wertschöpfungsprozess.

Nutzen hängt von den Unternehmenszielen ab

Der Nutzen eines ERP-Systems ist laut Termer abhängig von den Unternehmenszielen sowie von den strategischen und operativen Anforderungen an eine Organisation und die sie tragenden Systeme. „Die Motivation kann beispielsweise in unternehmerischen Zielen, der Preisführerschaft oder aber der Marktführerschaft liegen. Dementsprechend muss ein Unternehmer unterschiedliche Anforderungen an die Geschäftsprozesse stellen, die ein ERP-System bedienen soll“, rät der Software-Experte.

Somit ergeben sich unterschiedliche Nutzenaspekte. Die Software kann beispielsweise die Beziehungen von Unternehmen in Wertschöpfungsnetzwerken darstellen. „Dann werden alle kaufmännisch relevanten Informationen und Vereinbarungen zwischen dem Händler und seinen Kunden wie auch seinen Lieferanten strukturiert und nachvollziehbar abgebildet“, nennt Termer als Beispiel, wie ERP als Rückgrat der kaufmännischen Interaktion eines Unternehmens eingesetzt werden kann.

Über die operative Durchführung der kaufmännischen Geschäftsprozesse hinaus kann die ERP-Software auch umfassende Möglichkeiten als zentrales Informationssystem ausspielen, das alle relevanten Daten für beliebige Auswertungen, Reports und Berichte zur Unterstützung von Managemententscheidungen und für das Controlling des Unternehmens bereithält.

Probleme und Reibungsverluste früher erkennen

ERP-Systeme können zudem einem Unternehmen bei der Globalisierung des Geschäfts helfen. „Dabei ist entscheidend, dass unterschiedliche lokale und regionale Gesetzgebungen einfach berücksichtigt werden können“, so der Bitkom-Experte. Die Planungssoftware kann darüber hinaus bei der Umsetzung branchentypischer Anforderungen wie zum Beispiel der Rechtskonformität und der Regelkonformität im Unternehmen („Compliance“) eingesetzt werden.

„Ein wichtiges Merkmal eines ERP-Systems ist, dass es die gesamte Unternehmensstruktur wie auch die -abläufe abbildet. Die Manager können eventuelle Schnittstellenproblematiken und Reibungsverluste in der Kommunikation erkennen und dementsprechend vermeiden“, so Termer. Wenn das Unternehmen einmal einen Überblick hat, könne es Organisations- und Führungsstrukturen flexibel anpassen und einfacher Reorganisationen durchführen.

Grundsätzlich werden bei einem ERP-System sämtliche prozessrelevante Daten und Informationen zentral abgelegt und allen Beteiligten, die entsprechende Berechtigungen haben, zugänglich gemacht. Durch die Kombination aus Planung und Kontrolle innerhalb eines einzigen Systems hat das Unternehmen verschiedene Vorteile. Beispielsweise wird die Personalplanung mithilfe von Einsatzplänen und Ressourcenplanung genauso vereinfacht wie die Projektabrechnung und Projektkontrolle, kritische Projekte können automatisch gekennzeichnet werden, die Prognosequalität wird verbessert und die Auswertungen können bereichsübergreifend erfolgen.


Da ERP-Systeme komplexe Abläufe vereinheitlichen und synchronisieren, spart die Automatisierung von Prozessen und Transaktionen Zeit, die dabei ermittelten komplexen Kennzahlen erhöhen die Aussagekraft von Auswertungen, die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens wird durch kürzere Entscheidungswege und -zeiten erhöht und der manuelle Aufwand, Mehrfacheingaben und redundante Datenpflege und somit Fehler können vermieden werden.

Ohne ERP-Software drohen Wettbewerbsnachteile

Aktuell fragen die Kunden vor allem sogenannte On-Premise-Lösungen nach, die es Unternehmen erlauben, Software im firmeninternen Rechenzentrum selbst zu betreiben – trotz des Trends zum Cloud Computing, wie Bitkom in einer aktuellen Studie herausgefunden hat. „Mit On-Premise-Software behalten Unternehmen die vollständige Kontrolle über ihre geschäftskritischen Daten. Der Aufwand für Server-Installation, Wartung oder Monitoring liegt dann aber beim Unternehmen“, erklärt Termer. Gefragt sind demnach aber bei ERP-Lösungen derzeit auch Hosting- oder Infrastructure-as-a-Service-Lösungen, bei denen die Unternehmen die Software über das Internet beziehen.
Ohne umfassende Steuerung geht im modernen Unternehmen also nicht mehr viel: „ERP-Systeme sind heute Bestandteil der modernen Unternehmensführung, ohne die eine nachhaltige, effektive und sichere unternehmerische Tätigkeit nicht mehr denkbar ist. Wenn ein Unternehmen keine ERP-Lösung einsetzt, wird es Wettbewerbsnachteile haben“, ist IT-Experte Termer überzeugt.
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