Um die Betrugsanfälligkeit zu senken, aber auch um die Schnittstelle zwischen Verwaltung und Unternehmen zu modernisieren, plant die Bundesregierung die Einführung eines einheitlichen und elektronischen Meldesystems. Gastautor Dr. Donovan Pfaff, CEO des Beratungsunternehmens Bonpago zeigt, welche Länder bei der Digitalisierung ihrer Meldesysteme schon weiter sind und was sich perspektivisch für den deutschen Einzelhandel ändert.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht mit öffentlichen Auftraggebern war ein erster notwendiger Schritt, um die Rechnungs- und Bezahlprozesse in Deutschland zu digitalisieren. Neben der gestiegenen Transparenz und den Kosteneinsparungen hat auch die Corona-Pandemie gezeigt, wie hilfreich digital verfügbare Dokumente zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs sein können.

Doch hinsichtlich der Nachnutzung von Rechnungsdaten für Steuerprüfungen hat sich bislang noch nichts getan: Für die elektronische Rechnung gilt, wie auch für die Papierrechnung, weiterhin das „Post-Audit“-Modell. Hierbei erfolgt zunächst der Austausch von Rechnungen zwischen Rechnungssteller und -empfänger, und die Steuerbehörde führt erst nach Abschluss der Transaktion eine entsprechende Prüfung durch. 
Rund 23,4 Milliarden Euro betrug die „Mehrwertsteuer-Lücke“ durch Umsatzsteuerbetrug 2019 nach EU-Angaben in Deutschland.
© IMAGO / Jens Schicke
Rund 23,4 Milliarden Euro betrug die „Mehrwertsteuer-Lücke“ durch Umsatzsteuerbetrug 2019 nach EU-Angaben in Deutschland.
Somit kann es auch im elektronischen Rechnungsaustausch zu Umsatzsteuerbetrug und zur sogenannten „Mehrwertsteuer-Lücke“ kommen. Diese betrug 2019 nach einer aktuellen Studie der EU-Kommission in Deutschland 23,4 Mrd. Euro. Der Ende 2021 veröffentlichte Koalitionsvertrag der Ampelparteien enthält ein wichtiges Vorhaben zur Bekämpfung dieses Umsatzsteuerbetrugs: die Einführung eines einheitlichen und elektronischen Meldesystems.

Italien und Frankreich als Vorbilder

Die Regierung verfolgt damit nicht nur das Ziel einer Senkung der Betrugsanfälligkeit, sondern auch einer Modernisierung der Schnittstelle zwischen Verwaltung und Unternehmen. Wie ein solches Meldesystem konkret ausgestaltet sein könnte, zeigen bereits andere europäische Staaten wie Italien oder Frankreich.

Während in Italien mit der Plattform „Sistema di Interscambio“ (SdI) bereits ein verpflichtendes zentrales System für die Übermittlung und fiskalische Prüfung von Rechnungen genutzt wird, setzt Frankreich zukünftig auf ein hybrides Modell. Zusätzlich zur zentralen Rechnungsplattform Chorus Pro werden hier Serviceprovider integriert, die die relevanten Steuerdaten über zertifizierte private Plattformen ebenfalls an den Fiskus übermitteln.

Erstattungsansprüche werden direkt mit Steuerverpflichtungen abgeglichen

Derartige Meldesysteme ermöglichen es, die angemeldeten Vorsteuererstattungsansprüche mit den in den Rechnungen ausgewiesenen Umsatzsteuerverpflichtungen der Unternehmen abzugleichen und stellen sicher, dass der Erstattungsanspruch auch tatsächlich besteht.

In Italien gilt zudem die Übermittlung von Rechnungen über eine zentrale Plattform als rechtliche Wirksamkeitsvoraussetzung zwischen den Handelnden. Auf diesem Weg wird sichergestellt, dass die abzuführende Umsatzsteuer vollumfänglich erfasst und somit ein häufig genutzter Weg des Umsatzsteuerbetrugs geschlossen wird. 

Aktuelle Situation des Handels in Deutschland

In Deutschland herrscht seit 2020 die Kassenbonpflicht und besondere Anforderungen an die Transparenz. Mithilfe des Standards XRechnung und der teilweise bereits vorgesehenen Pflicht zur Übermittlung elektronischer Rechnungen wurden in Deutschland bereits gute Fortschritte erzielt. Für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) wurden zentrale Plattformen implementiert, die eine kontinuierliche Steigerung der Nutzung und Akzeptanz verzeichnen.

Mit der Integration des Peppol eDelivery Network als festem Bestandteil der nationalen Infrastruktur wurde zusätzlich ein wichtiger Meilenstein in Richtung gesteigerter Automatisierung der Prozesse und Datensicherheit erreicht. Es handelt sich hierbei um eine europäische Initiative für die Standardisierung des elektronischen Datenaustauschs, die im Kontext der E-Rechnung massiv an Bedeutung gewonnen hat.

Das Ende der Papierrechnung

Die zentralen Knotenpunkte des Netzwerks können nun kontinuierlich zu einem elektronischen Meldesystem ergänzt werden. In letzter Konsequenz dürfte es das Ende der Papierrechnung einläuten und damit einen Beitrag zur Fortentwicklung und Optimierung der Abrechnungsprozesse leisten.

Während in Deutschland die jährlich rund 20 Milliarden Transaktionen im Einzelhandel noch nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen und auch im Austausch mit öffentlichen Stellen Direktkäufe unter 1.000 Euro Ausnahmen vom elektronischen Rechnungsaustausch darstellen, könnte die Umsetzung eines zentralen Melderegisters perspektivisch zu einer weiteren Anpassung in den knapp 1 Million Kassensystemen führen. Deren Modernisierung hat die Voraussetzungen für eine effiziente Digitalisierung bereits gelegt.

Während bei der Bonpflicht über Berge von Papier diskutiert wurde – laut Wirtschaftswoche über 2 Millionen Kilometer pro Jahr –, kann dies nun zu einem weiteren Digitalisierungsschub und einer Chance für Einzelhändler, deren Kunden sowie den Lieferanten führen. In der folgenden Abbildung ist das Zusammenspiel vereinfacht dargestellt. Hierbei wird deutlich, was bereits existiert und was in Zukunft umzusetzen sein wird. 

Verknüpfung eines Umsatzsteuer-Meldesystems mit Peppol und bestehenden Strukturen
© Bonpago
Verknüpfung eines Umsatzsteuer-Meldesystems mit Peppol und bestehenden Strukturen

Was ändert sich perspektivisch für den Einzelhandel?

Wir alle kennen die Geschichten aus Italien, wo die Carabinieri beim Verlassen der Bar oder des Supermarktes nach dem Kassenbon fragen, um die ordnungsmäßige Abrechnung und Zahlung zu prüfen. Italien geht seit einigen Jahren, zumindest im B2B, noch weiter.

Es wird ersichtlich, welche Auswirkungen dies auch auf den deutschen Einzelhandel haben kann: Bei einem Einkauf im lokalen Geschäft oder im E-Commerce werden die Rechnungsdaten direkt elektronisch an ein zentrales Portal übertragen und gelangen dort in den Zugriff von Einkäufer, Steuerberater und Finanzamt.

Werden die angesprochenen Bestrebungen mit den gesammelten Erfahrungen in Deutschland in Zusammenhang mit einem föderalen System und bereits bestehenden Schnittstellen zwischen Unternehmen (z. B. EDI) gemeinsam betrachtet, bietet sich als Lösungsarchitektur ein Peppol-Knotenmodell mit diversen Eintrittspunkten, etwa für den Einzelhandel, an. Diese Weiterentwicklungen erfordern bei allen Beteiligten organisatorische und prozessuale sowie übergreifend regulatorische Anpassungen.

E-Rechnungspflicht für gewerbliche Kunden

Für gewerbliche Kunden wird daher die Einführung eines Meldesystems vermutlich mit einer obligatorischen E-Rechnungspflicht einhergehen. Dies ermöglicht die notwendige direkte Übertragung der Rechnungsdaten an die zentralen Plattformen auf Basis von eindeutigen Zugangsnummern für Unternehmen (analog dem heutigen Leitweg-Modell).

Prozesse zur Registrierung der Kundendaten im Rahmen des Einkaufs und der Abrechnung sind entsprechend umzugestalten (Weg A in der Abbildung). Die Rechnungsdaten der Kassensysteme sind unmittelbar an die zentralen Knoten zu übertragen und der Firmenkunde erhält seine Rechnungsdaten taggleich in einem zentralen Unternehmensportal überreicht. Die dahinterliegenden Zahlungsprozesse bleiben unangetastet. Ebenfalls werden die Einkaufsprozess der Handelsunternehmen um Meldedaten ergänzt.

Was gilt es, jetzt zu tun?

Für Direktkäufe der Bundesverwaltung ab 1.000 Euro gilt bereits die E-Rechnungspflicht. Dazu müssen alle Einrichtungen elektronische Rechnungen im Format XRechnung annehmen können. Diese Verpflichtungen werden sukzessive auch in den Länderverwaltungen nachgezogen. Die Umstellung der Abrechnungsprozesse ist also bereits in vollem Gange. Eine Überprüfung, ob alle notwendigen Datenfelder (u. a. Leitweg-ID, E-Mail-Adresse) vorhanden sind und ob eine Anbindung an ein Portal schnell und pragmatisch umsetzbar sind, werden obligatorisch. Häufig stellt eine unzureichende Stammdatenqualität die Unternehmen vor Herausforderungen, sodass hier oftmals Handlungsbedarf besteht.

Kosteneinsparungen von bis zu 6 Euro pro Rechnung

Sofern die Systeme und die Prozesse erfolgreich modernisiert sind, können die Rechnungen an die öffentliche Verwaltung bereits heute nahezu vollständig elektronisch versandt werden. Neben Kosteneinsparungen von bis zu 6 Euro pro Ausgangsrechnung führt dies auch zu einer modernen und nachhaltigen Außendarstellung.

Es gilt jetzt, die Systeme auf die Zukunft auszurichten, frühzeitig Lösungen für das B2B- und das B2C-Segment zu schaffen und entsprechende Investitionen zu tätigen. Dabei sollte auf das Peppol-Netzwerk und entsprechend zertifizierte Dienstleister geachtet werden.

Neben den technischen und prozessualen Maßnahmen sind vor allem die Mitarbeiter aktiv in den Prozess einzubinden. Der ganzheitlich elektronischen Abrechnung gehört, zusammen mit einem automatisierten, ebenfalls vollelektronischen Meldewesen, die Zukunft.

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