Echte Integration des E-Commerce-Themas in Unternehmen statt reiner Anbindung ist erst dann erreicht, wenn ERP-System und Webshop auf die gleiche Datenbasis zugreifen. Wir zeigen anhand von vier Integrationsszenarien, warum sich das auszahlt.

Beispiel 1: Gleiche Preise

Bei Großhändlern oder Unternehmen für den Handwerkseinkauf sind im ERP-System oftmals auch individuelle Rabatte für Kunden (sei es zu bestimmten Warengruppen oder sortimentsübergreifend) hinterlegt. Dieser Rabatt sollte dem Kunden automatisch abgezogen werden, egal, über welchen Bestellkanal er einkauft.

Konkret bedeutet das: Bestellt der Kunde telefonisch, werden die hinterlegten Rabatte jeweils automatisch abgezogen, wenn der zuständige Sachbearbeiter zum Beispiel in der SAP-Auftragsmaske die durchgegebenen Artikel eingibt. Loggt sich der Kunde im Onlineshop des Händlers ein, werden Produkte gleich mit den für ihn korrekten Preisen angezeigt.
Wer online Fliesen kauft, bestellt per Quadratmeter. Die Umrechnung in Lagereinheiten bereitet keine Probleme, wenn Webshop und ERP-System auf die gleichen Daten zugreifen.
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Wer online Fliesen kauft, bestellt per Quadratmeter. Die Umrechnung in Lagereinheiten bereitet keine Probleme, wenn Webshop und ERP-System auf die gleichen Daten zugreifen.

Beispiel 2: Branchenspezifische Umrechnungsmodelle

Am besten lässt sich dies an einem Fallbeispiel verdeutlichen: Angenommen, ein Fliesenpaket enthält 20 Fliesen. Auf einer Palette befinden sich 20 Fliesenpakete, die im Lager an einem bestimmten Lagerplatz zu finden sind. Möchte ein Fliesenleger in einem Onlineshop Fliesen bestellen, interessiert ihn aber nicht, wie viele Fliesen in einem Paket enthalten sind (dies wird je nach Hersteller auch unterschiedlich sein), sondern welche Quadratmeterfläche er benötigt. Es ist also empfehlenswert, dass der Fliesenleger im Shop mit der Eingabe der Quadratmeterzahl Fliesen bestellen kann. Gleichzeitig sollte (im ERP-System) dann aber wieder eine Umrechnung erfolgen, die es dem Kommissionierer im Lager vereinfacht, die richtige Anzahl an Packstücken bereitzustellen.

Beispiel 3: Anzeige von Verfügbarkeit und Lieferzeit

Gibt ein Sachbearbeiter im ERP-System einen Artikel ein, wird automatisch der vom System ermittelte verfügbare Liefertermin ausgegeben. Dabei wird bei entsprechender Konfiguration auch die Verfügbarkeit des Artikels an anderen Standorten des Unternehmens einbezogen. Der gesuchte Artikel kann somit auch umgelagert werden. Damit verkürzt sich die Lieferzeit, da er nicht extra beim Hersteller wieder geordert werden muss.

In einem Webshop ist die fehlende Angabe von Lieferterminen nicht optimal. Viel entscheidender ist jedoch, dass sich Liefertermine im Onlineshop ohne prozessuale Integration in das ERP-System meist verlängern. Denn die Verfügbarkeit an einem anderen Standort wird nicht berücksichtigt. So kann es passieren, dass sich Abweichungen ergeben, je nachdem ob der Kunde telefonisch oder im Onlineshop bestellt. Gerade online aber neigen Kunden dazu, gegebenenfalls bei einem anderen Anbieter zu bestellen, wenn die Lieferzeit als zu lange eingeschätzt wird.

Beispiel 4: Artikelbeschreibungen

Die Pflege eines Onlineshops stellt einen enormen Aufwand dar. Je größer die Artikelzahl, desto schwieriger wird es. Die zentrale Verwaltung der Stammdaten zwischen ERP-System und Webshop hilft dabei, die Wirtschaftlichkeit zu verbessern.

Gerade bei technisch komplexen Artikeln ist eine korrekte und vollständige Artikelbeschreibung maßgeblich, um die Retourenquote zu verringern. Innerhalb der zentralen Stammdatenbasis können dann Merkmale zentral gepflegt werden, die in ERP-System und Shop (Artikelbeschreibungen) oder auch nur im Shop (Artikelbilder) erscheinen.

Dies hat insbesondere drei positive Effekte:
  • Der Pflegeaufwand für Shopmanager sinkt beträchtlich, sodass diese sich anderen Aufgaben (Kampagnenbetreuung, Suchmaschinenoptimierung) widmen können.
  • Neue Artikel oder Lieferanten können nach der Anlage von deren Stammdaten sofort im Shop gelistet werden.
  • Die Prozesskosten sinken: Das Volumen pro Bestellung nimmt tendenziell immer mehr ab, das heißt, die Anzahl der Bestellungen steigt, während die durchschnittliche Bestellsumme geringer wird. Dadurch  wächst der Druck auf Unternehmen, Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren. Basis einer erfolgreichen Prozessdigitalisierung sind die zugrundeliegenden Stammdaten.

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